USCIS Verscherpt Handtekeningvereisten, Verhoogt Afwijzingsrisico voor H-1B en Green Card Aanvragen

De Amerikaanse Citizenship and Immigration Services (USCIS) heeft een tussentijdse definitieve regel gepubliceerd, “Handtekeningen op immigratieaanvragen,” die de manier waarop de instantie omgaat met handtekeningfouten ingrijpend verandert. Vanaf 10 juli 2026 kan elk immigratieformulier dat wordt ingediend zonder een geldige handtekening *direct bij ontvangst worden afgewezen* of *tijdens de beoordeling worden geweigerd*—en USCIS behoudt zich nu het recht voor om in beide gevallen **de indieningskosten in te houden**.

Waarom deze strengere aanpak? Ambtenaren van de dienst melden een toename van gekopieerde en geplakte handtekeningafbeeldingen, softwaregegenereerde handtekeningen en formulieren ondertekend door personen zonder wettelijke bevoegdheid om de aanvrager te vertegenwoordigen. Volgens de nieuwe regel blijven traditionele handgeschreven (“natte inkt”) handtekeningen de gouden standaard, en duidelijke fotokopieën of scans van een natte handtekening zijn nog steeds toegestaan. Maar de regel verbiedt expliciet getypte namen, hergebruikte digitale handtekeningafbeeldingen, handtekeningstempels en handtekeningen van onbevoegde medewerkers of familieleden.



Werkgevers die volledig op elektronische workflows vertrouwen—of die alleen PDF’s archiveren in plaats van originele documenten—lopen het grootste risico. Praktisch gezien vergroot de regel de beoordelingsvrijheid van ambtenaren. Zelfs nadat USCIS een ontvangstbevestiging heeft afgegeven, kan een ambtenaar die later een twijfelachtige handtekening ontdekt de aanvraag direct afwijzen. Die afwijzing wordt gezien als een volledige beoordeling, wat betekent dat de indieningskosten (vaak duizenden dollars voor een H-1B of een op werk gebaseerde green card) verloren gaan en de onderliggende immigratiestatus—werkvergunning, prioriteitsdatum of het behoud van legaal verblijf—in gevaar kan komen.

Immigratieadvocaten dringen er al bij HR-teams op aan om hun handtekeningprocedures te controleren. Best practices zijn onder meer: (1) zorgen dat elke ondertekenaar de juiste bevoegdheid binnen het bedrijf heeft, (2) originele, natte handtekeningen minimaal zes jaar veilig bewaren, en (3) het vermijden van shortcuts zoals het knippen en plakken van handtekeningafbeeldingen. Aanvragers die afhankelijk zijn van grootschalige digitale indieningsprocessen moeten mogelijk terugkeren naar hybride papieren workflows—al is het maar voor de handtekeningpagina’s—om aan de regels te voldoen.

Publieke reacties worden nog tot 10 juli 2026 geaccepteerd, maar omdat de regel op diezelfde datum ingaat, hebben buitenlandse werknemers en werkgevers slechts een korte periode om zich aan te passen. Die kans missen kan betekenen dat ze hun mogelijkheden tijdens het cap-seizoen verliezen, premie-verwerkingskosten kwijtraken en onverwachte onderbrekingen in werkvergunningen ervaren—allemaal door iets kleins als het verkeerde type handtekening.