USCIS verschärft Unterschriftsanforderungen und erhöht Ablehnungsrisiko bei H-1B- und Green-Card-Anträgen

Die US-Einwanderungsbehörde USCIS hat eine vorläufige Endregelung mit dem Titel „Unterschriften bei Anträgen auf Einwanderungsleistungen“ veröffentlicht, die den Umgang mit Unterschriftsmängeln grundlegend verändert. Ab dem 10. Juli 2026 kann jedes Einwanderungsformular ohne gültige Unterschrift bereits bei der Einreichung abgelehnt oder während der Bearbeitung zurückgewiesen werden – und USCIS behält sich nun das Recht vor, in beiden Fällen die Antragsgebühren einzubehalten.

Warum diese Verschärfung? Behördenvertreter berichten von einem Anstieg an kopierten oder eingefügten Unterschriftsbildern, softwaregenerierten Signaturen und von Personen unterschriebenen Anträgen, die keine rechtliche Vertretungsmacht für den Antragsteller besitzen. Nach der neuen Regel bleibt die traditionelle handschriftliche („nasse Tinte“) Unterschrift der Goldstandard, und klare Fotokopien oder Scans einer solchen Unterschrift sind weiterhin zulässig. Explizit verboten sind jedoch getippte Namen, wiederverwendete digitale Unterschriftsbilder, Stempelunterschriften sowie Unterschriften von unbefugten Mitarbeitern oder Familienangehörigen.



Arbeitgeber, die vollständig elektronische Arbeitsabläufe nutzen oder nur PDFs anstelle der Originalseiten archivieren, sind besonders betroffen. Praktisch bedeutet die Regel eine Erweiterung des Ermessensspielraums der Sachbearbeiter: Selbst nach Ausstellung einer Eingangsbestätigung kann ein Mitarbeiter bei späterem Erkennen einer fragwürdigen Unterschrift den Antrag vollständig ablehnen. Diese Ablehnung gilt als abschließende Entscheidung, was den Verlust der Antragsgebühren (oft mehrere tausend Dollar bei H-1B- oder beschäftigungsbasierten Green-Card-Anträgen) bedeutet und den zugrundeliegenden Einwanderungsstatus – Arbeitserlaubnis, Prioritätsdatum oder legalen Aufenthaltsstatus – gefährden kann.

Einwanderungsanwälte raten bereits HR-Teams, die Unterschriftsprozesse zu überprüfen. Empfohlene Maßnahmen sind: (1) Sicherstellen, dass jeder Unterzeichner über die entsprechende Firmenvollmacht verfügt, (2) Originale mit nasser Unterschrift mindestens sechs Jahre sicher archivieren und (3) keine Abkürzungen wie das „Kopieren und Einfügen“ von Unterschriftsbildern verwenden. Antragsteller, die auf digitale Massenverfahren setzen, müssen möglicherweise zumindest für die Unterschriftsseiten auf hybride Papierprozesse zurückgreifen, um regelkonform zu bleiben.

Öffentliche Kommentare werden bis zum 10. Juli 2026 entgegengenommen, doch da die Regel am selben Tag in Kraft tritt, bleibt ausländischen Staatsangehörigen und Arbeitgebern nur ein kurzer Zeitraum zur Anpassung. Wird diese Frist verpasst, drohen verlorene Chancen in der Cap-Saison, der Verlust von Premium-Processing-Gebühren und unerwartete Unterbrechungen der Arbeitserlaubnis – ausgelöst durch etwas so Kleines wie die falsche Art der Unterschrift.