USCIS Zaostrza Wymogi Dotyczące Podpisów, Zwiększając Ryzyko Odrzucenia Wniosków o H-1B i Zieloną Kartę

U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) opublikowało tymczasową ostateczną regulację „Podpisy na wnioskach o świadczenia imigracyjne”, która zasadniczo zmienia podejście agencji do wad podpisów. Od 10 lipca 2026 r. każdy formularz imigracyjny złożony bez ważnego podpisu może zostać *odrzucony przy przyjęciu* lub *odrzucony podczas rozpatrywania* — a USCIS zastrzega sobie prawo do **zatrzymania opłat za złożenie wniosku** w obu przypadkach.

Dlaczego zaostrzenie? Przedstawiciele agencji zauważyli wzrost liczby kopiowanych obrazów podpisów, podpisów generowanych przez oprogramowanie oraz wniosków podpisywanych przez osoby nieuprawnione do reprezentowania petenta. Zgodnie z nowymi przepisami tradycyjne, odręczne („mokre”) podpisy pozostają złotym standardem, a wyraźne kserokopie lub skany takich podpisów są nadal akceptowane. Jednak regulacja wyraźnie zabrania podpisów wpisywanych na klawiaturze, ponownego używania cyfrowych obrazów podpisów, stempli podpisów oraz podpisów składanych przez nieuprawnionych pracowników lub członków rodziny.



Pracodawcy korzystający z w pełni elektronicznych procesów lub archiwizujący jedynie pliki PDF zamiast oryginalnych dokumentów są najbardziej narażeni na ryzyko. W praktyce regulacja rozszerza dyskrecję urzędników USCIS. Nawet po wydaniu potwierdzenia przyjęcia wniosku, urzędnik, który zauważy wątpliwy podpis, może od razu odrzucić sprawę. Takie odrzucenie traktowane jest jako pełne rozpatrzenie wniosku, co oznacza utratę opłat (często kilku tysięcy dolarów za H-1B lub zieloną kartę opartą na zatrudnieniu) oraz ryzyko utraty statusu imigracyjnego — w tym zezwolenia na pracę, daty pierwszeństwa czy legalnego pobytu.

Prawnicy imigracyjni już apelują do działów HR o audyt procedur podpisów. Najlepsze praktyki to: (1) upewnienie się, że każdy podpisujący ma odpowiednie uprawnienia w firmie, (2) przechowywanie oryginalnych, odręcznie podpisanych dokumentów w bezpiecznym archiwum przez co najmniej sześć lat oraz (3) unikanie skrótów, takich jak kopiowanie i wklejanie obrazów podpisów. Petenci korzystający z masowych, cyfrowych procesów składania wniosków mogą być zmuszeni do powrotu do hybrydowych procedur papierowych — przynajmniej w przypadku stron podpisów — aby pozostać w zgodzie z przepisami.

Uwagi publiczne można zgłaszać do 10 lipca 2026 r., jednak ponieważ regulacja wchodzi w życie tego samego dnia, obcokrajowcy i pracodawcy mają bardzo krótki czas na dostosowanie się. Przegapienie tego terminu może oznaczać utratę szans w sezonie limitów, utratę opłat za przyspieszone rozpatrzenie oraz nieoczekiwane przerwy w zezwoleniu na pracę — wszystko przez coś tak drobnego, jak niewłaściwy rodzaj podpisu.