USCIS Siết Chặt Yêu Cầu Chữ Ký, Tăng Nguy Cơ Bị Từ Chối Hồ Sơ H-1B và Thẻ Xanh

Dịch vụ Công dân và Di trú Hoa Kỳ (USCIS) vừa ban hành quy định tạm thời mới mang tên “Chữ ký trên các yêu cầu lợi ích di trú,” thay đổi căn bản cách cơ quan này xử lý các lỗi về chữ ký. Bắt đầu từ ngày 10 tháng 7 năm 2026, bất kỳ mẫu đơn di trú nào nộp mà không có chữ ký hợp lệ có thể bị *từ chối ngay khi tiếp nhận* hoặc *bị bác trong quá trình xét duyệt* — và USCIS sẽ có quyền **giữ lại phí nộp đơn** trong cả hai trường hợp này.

Tại sao lại siết chặt quy định? Các quan chức cho biết họ đã ghi nhận sự gia tăng các chữ ký được sao chép dán, chữ ký tạo ra bằng phần mềm, và các đơn được ký bởi người không có thẩm quyền pháp lý đại diện cho người nộp đơn. Theo quy định mới, chữ ký viết tay truyền thống (“mực ướt”) vẫn là tiêu chuẩn vàng, và bản sao hoặc bản quét rõ ràng của chữ ký mực ướt vẫn được chấp nhận. Tuy nhiên, quy định cấm rõ ràng việc sử dụng tên đánh máy, hình ảnh chữ ký số tái sử dụng, con dấu chữ ký, và bất kỳ chữ ký nào do nhân viên hoặc thành viên gia đình không được ủy quyền cung cấp.



Các nhà tuyển dụng sử dụng quy trình làm việc hoàn toàn điện tử hoặc chỉ lưu trữ file PDF thay vì bản gốc sẽ đối mặt với rủi ro lớn nhất. Về mặt thực tiễn, quy định này mở rộng quyền hạn của nhân viên xét duyệt. Ngay cả khi USCIS đã gửi thông báo tiếp nhận, nhân viên phát hiện chữ ký nghi vấn sau đó có thể bác đơn ngay lập tức. Việc bác đơn này được coi là một quyết định xét duyệt hoàn chỉnh, đồng nghĩa với việc phí nộp đơn (thường lên đến vài nghìn đô la cho visa H-1B hoặc thẻ xanh theo diện việc làm) sẽ bị mất, và tình trạng di trú cơ bản — như giấy phép làm việc, ngày ưu tiên, hoặc duy trì tình trạng hợp pháp — có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Các luật sư di trú đã khuyến cáo các bộ phận nhân sự nên kiểm tra lại quy trình ký tên. Các biện pháp tốt nhất bao gồm: (1) đảm bảo mỗi người ký có thẩm quyền hợp pháp trong công ty, (2) lưu giữ bản gốc có chữ ký mực ướt trong hồ sơ an toàn ít nhất sáu năm, và (3) tránh các thủ thuật như sao chép-dán hình ảnh chữ ký. Những người nộp đơn dựa vào quy trình nộp đơn số lượng lớn có thể cần quay lại quy trình kết hợp giấy tờ — ít nhất là với các trang chữ ký — để đảm bảo tuân thủ.

Ý kiến đóng góp sẽ được tiếp nhận đến ngày 10 tháng 7 năm 2026, nhưng vì quy định có hiệu lực ngay từ ngày này, người nước ngoài và nhà tuyển dụng chỉ có khoảng thời gian rất ngắn để thích nghi. Bỏ lỡ thời hạn này có thể đồng nghĩa với việc mất cơ hội trong mùa cấp visa, mất phí xử lý ưu tiên, và những khoảng trống không mong muốn trong giấy phép làm việc — tất cả chỉ vì một chữ ký không đúng quy cách.