HMRC Maakt Uitzonderingen op Loonadministratie Bekend voor Wereldwijd Mobiele Werknemers

De Employer Bulletin van HMRC van oktober, gepubliceerd op 21 oktober, besteedt een volledige sectie aan de nieuwe verplichte loonadministratie van voordelen in natura voor internationaal mobiele werknemers in het Verenigd Koninkrijk. Vanaf april 2027 moeten bedrijfsauto’s, brandstof en particuliere ziektekostenverzekeringen in real-time via de loonadministratie worden gerapporteerd en belast. Werkgevers mogen echter “vrijwillig uitzonderingen” maken voor wereldwijd mobiele medewerkers wanneer het bijhouden van gesplitste betalingen en meervoudige valuta via het Britse loonadministratiesysteem onpraktisch is.

Om voor deze uitzondering in aanmerking te komen, moeten werkgevers een nieuw online G-Formulier indienen – dat in november 2026 wordt geïntroduceerd – waarin zij medewerkers aangeven wiens werkpatronen real-time rapportage daadwerkelijk bemoeilijken. Uitzonderingsgevallen blijven ten minste tot 2029 via jaarlijkse P11D-formulieren worden gerapporteerd, wat multinationals de tijd geeft om hun shadow payroll-processen te herzien.



De bulletin verduidelijkt ook dat wanneer een werkgever ervoor kiest een voordeel via de loonadministratie te verwerken, de bijbehorende Class 1A National Insurance-bijdragen ook in real-time moeten worden geïnd; het is niet langer mogelijk om de belasting maandelijks en de NIC jaarlijks te betalen. Leveranciers van loonsoftware zijn gewaarschuwd dat de ondersteuning voor Intel-gebaseerde apps op Apple Silicon in 2027 stopt, wat systeemupgrades noodzakelijk maakt.

Teams voor wereldwijde mobiliteit wordt aangeraden om te beginnen met het in kaart brengen welke gedetacheerden voor de uitzondering in aanmerking komen en om budget vrij te maken voor software-aanpassingen. Het niet verkrijgen van een uitzondering kan leiden tot boetes voor te late indiening tot £3.000 per aangifte en rente op te weinig betaalde NIC’s. De mogelijkheid om de meest complexe gevallen uit te sluiten zal met name worden gewaardeerd in sectoren zoals olie en gas, waar werknemers binnen één belastingjaar in meerdere jurisdicties rouleren.