Belgia przenosi wszystkie pozostałe kategorie papierowych pozwoleń na pracę do systemu online od 1 maja 2026 roku

Federalny Urząd ds. Imigracji w Belgii potwierdził, że od 1 maja 2026 roku **wszystkie** wnioski o krótkoterminowe pozwolenia na pracę i dla pracowników dojeżdżających będą musiały być składane wyłącznie za pośrednictwem cyfrowego portalu „Praca w Belgii”. Ta decyzja, opublikowana 19 kwietnia 2026 roku i po raz pierwszy opisana przez The Economic Times, eliminuje ostatnią możliwość składania wniosków e-mailem, z której wielu pracodawców korzystało przy pilnych zleceniach do 90 dni lub dla pracowników dojeżdżających tygodniowo z Francji, Holandii, Niemiec czy Luksemburga.

Jest to część dwuletniego programu cyfrowej transformacji, który już umożliwił składanie wniosków o jednolite pozwolenie (praca + pobyt) oraz większość wniosków o przedłużenie online. Urzędnicy podkreślają, że nowe przepisy poprawią jakość danych, skrócą czas rozpatrywania dzięki wprowadzeniu statusu „na żywo” dla każdego wniosku oraz pomogą władzom regionalnym (Flandria, Walonia i Bruksela) szybciej wykrywać duplikaty i próby oszustw. Portal automatycznie weryfikuje teraz progi płacowe, testy rynku pracy oraz limity kwotowe, zanim pracodawca będzie mógł zatwierdzić zgłoszenie.

Dla menedżerów ds. mobilności zmiana jest natychmiastowa: pełnomocnictwa muszą być tworzone bezpośrednio w portalu; formularze PDF lub załączniki e-mailowe będą odrzucane. Doradcy imigracyjni, tacy jak Fragomen, zalecają zespołom HR, aby w tym tygodniu zweryfikowały swoje belgijskie dane uwierzytelniające eID lub Itsme oraz zaplanowały czas na aktywację pełnomocnictwa, która może potrwać 24-48 godzin. Wnioskodawcy będą również musieli przesłać zdjęcia w jakości biometrycznej oraz skan całego paszportu, a nie tylko strony z danymi osobowymi.



Okresy przejściowe w regionach są krótkie. Flandria i Bruksela wyłączą możliwość składania wniosków e-mailem o północy 30 kwietnia, natomiast Walonia przewiduje okres przejściowy do 31 sierpnia 2026 roku. Firmy, które nie zdążą z terminem, ryzykują konieczność rozpoczęcia procedury od nowa, co może zagrozić realizacji projektów wymagających szybkich interwencji technicznych lub zastępstw zmianowych.

Ta zmiana wpisuje się w szerszy europejski trend cyfryzacji procesów imigracyjnych od początku do końca. Sąsiednie Holandia i Francja wprowadziły podobne rozwiązania w 2024 i 2025 roku, a unijny System Wejścia/Wyjścia (EES) automatycznie przekazuje dane o wyjazdach do krajowych baz danych, co pozwala na szybkie wykrywanie przekroczeń dozwolonego pobytu na podstawie papierowych pozwoleń.

Dla belgijskich pracodawców cyfryzacja powinna ostatecznie oznaczać mniej wizyt w urzędach, jednak na krótką metę konieczne będzie zaktualizowanie wewnętrznych procedur, przeszkolenie menedżerów liniowych oraz uwzględnienie w budżecie ewentualnych przerw w działaniu systemu podczas pierwszych tygodni wdrożenia.