Belgia wprowadza obowiązek składania wniosków wyłącznie w formie cyfrowej o pozwolenia na krótkoterminową pracę i dla dojeżdżających od 1 maja 2026 roku

Trzy regiony Belgii podjęły zdecydowany krok w kierunku pełnej cyfryzacji zarządzania sprawami imigracyjnymi. W wspólnym komunikacie opublikowanym 17 kwietnia 2026 roku, Federalny Urząd ds. Imigracji oraz regionalne służby zatrudnienia (VDAB, Actiris i Forem) potwierdziły, że od 1 maja 2026 roku wszystkie wnioski o Krótkoterminowe Zezwolenie na Pracę (travailleurs temporaires de courte durée / kort verblijf) oraz specjalistyczne Zezwolenie dla pracowników dojeżdżających codziennie z zagranicy muszą być składane wyłącznie za pośrednictwem bezpiecznego portalu online „Praca w Belgii”. Wysyłanie wniosków e-mailem — nadal powszechnie stosowane przez zespoły HR i firmy relokacyjne — zostanie wyłączone w Flandrii i Regionie Stołecznym Brukseli w tym samym terminie, natomiast Walonia zachowa kanał e-mailowy jako zapasowy do 31 sierpnia, aby ułatwić przejście na nowy system.

Cyfrowa zmiana ma na celu rozwiązanie dwóch długoletnich problemów: niejasnych terminów rozpatrywania wniosków oraz niespójnych standardów dokumentów. W nowym systemie pracodawcy muszą się uwierzytelnić za pomocą elektronicznej tożsamości (eID) lub mobilnego ID ITSME, zanim będą mogli przesłać dokumenty, podpisać pełnomocnictwa dla zewnętrznych prawników oraz śledzić status sprawy w czasie rzeczywistym. Platforma automatycznie weryfikuje dane z krajową bazą ubezpieczeń społecznych, co ogranicza konieczność dodatkowych zapytań i skraca średni czas rozpatrywania z sześciu do przewidywanych trzech tygodni, według Urzędu ds. Imigracji.



Dla firm korzystających z pracowników sezonowych lub projektowych — na przykład techników z Holandii pracujących w sterylnych pomieszczeniach farmaceutycznych czy niemieckich inżynierów montujących przekładnie turbin wiatrowych — niedotrzymanie terminu 1 maja może być kosztowne. Działy HR są zachęcane do utworzenia w tym tygodniu testowych „fikcyjnych” plików, aby sprawdzić przepływ pracy, upewnić się, że skany mieszczą się w limicie 10 MB dla plików PDF oraz uporządkować elektroniczne pełnomocnictwa dla zewnętrznych dostawców usług. Mali pracodawcy bez systemu HRIS będą musieli korzystać z bezpłatnego interfejsu rządowego „CSAM”, który wymaga większego nakładu nauki.

Najbardziej odczują to pracownicy dojeżdżający z zagranicy, których codziennie jest około 48 000 na trasach między Belgią, Francją, Holandią i Luksemburgiem. Od maja będą oni musieli samodzielnie składać wnioski o przedłużenie zezwoleń, jeśli ich pracodawca nie posiada belgijskiego eID — co jest częstym przypadkiem wśród luksemburskich spółek holdingowych. Urząd ds. Imigracji zapowiada publikację wielojęzycznych samouczków wideo w przyszłym tygodniu, ale zaleca podróżnym zachowanie zrzutu ekranu potwierdzenia elektronicznego jako dowodu złożenia wniosku w pierwszych miesiącach.

Dla menedżerów ds. mobilności ta zmiana wpisuje się w szerszy europejski trend: władze regionalne przyspieszają przejście od przesyłania dokumentów w formacie PDF e-mailem do uporządkowanych portali internetowych, przygotowując się na wprowadzenie w przyszłym roku unijnego cyfrowego formatu wiz i zezwoleń na pobyt. Korporacje z centrami talentów w Brukseli i Antwerpii powinny już teraz zweryfikować swoje listy kontrolne onboardingowe; brak dostosowania może opóźnić kluczowe projekty dla klientów, właśnie w momencie, gdy Europa wchodzi w fazę wzrostu po pandemii.