Belgia od 1 maja 2026 roku wprowadza całkowicie cyfrowy proces składania wniosków o krótkoterminowe pozwolenia na pracę i zezwolenia dla dojeżdżających do pracy

Belgijskie władze imigracyjne potwierdziły, że za niecałe dwa tygodnie pracodawcy nie będą już mogli wysyłać wniosków o krótkoterminowe lub dojazdowe pozwolenia na pracę w formacie PDF drogą mailową. Oficjalne ogłoszenie opublikowane w Dzienniku Urzędowym Belgii pod koniec 18 kwietnia, a następnie opisane przez The Economic Times 19 kwietnia, ustala datę 1 maja 2026 roku jako ostateczny termin: od tego dnia wnioski będą przyjmowane wyłącznie za pośrednictwem federalnego portalu „Working in Belgium”. Zostaną wyłączone faks, poczta tradycyjna, a nawet dotychczasowa możliwość wysyłki mailowej. Reforma ta jest kolejnym etapem szerokiego programu cyfrowej transformacji, który już przeniósł do internetu znacznie bardziej skomplikowaną procedurę Single Permit w Flandrii (2023), Brukseli (2024) i Walonii (początek 2025). Urzędnicy podkreślają, że wymuszenie korzystania z portalu w pozostałych, dotychczas papierowych kategoriach pozwoli wyeliminować podwójne wprowadzanie danych, automatycznie wykrywać brakujące dokumenty oraz tworzyć weryfikowalny znacznik czasu, chroniący zarówno pracodawcę, jak i administrację. Według zapowiedzi czas rozpatrywania wniosków ma skrócić się z przeciętnych dziesięciu dni roboczych do „zaledwie trzech”, pod warunkiem, że dokumentacja będzie kompletna. W praktyce zespoły HR muszą zadbać, aby prawny przedstawiciel posiadający belgijski eID lub jego cyfrowy odpowiednik otrzymał w portalu odpowiednie „pełnomocnictwo”. Wiele międzynarodowych firm nadal korzysta z usług zewnętrznych doradców imigracyjnych; oni również będą musieli przed 1 maja załadować nowe pełnomocnictwo. Władze ostrzegają, że brak pełnomocnictwa skutkować będzie automatycznym odrzuceniem wniosku i nie przewiduje się okresu przejściowego. Dla pracowników dojeżdżających z zagranicy – tzw. „frontaliers”, mieszkających we Francji, Holandii, Niemczech czy Luksemburgu, ale pracujących w Belgii na część etatu – zmiana ta jest równie istotna. Ci pracownicy często posiadają pozwolenia ważne tylko przez rok, dostosowane do sezonowych szczytów produkcji. Zniesienie możliwości składania wniosków mailowo eliminuje ostatnią szybką, nieformalną drogę dla pilnych zleceń. Pracodawcy planujący projekty na lato powinni więc z wyprzedzeniem składać wnioski i rezerwować terminy na biometryczne odbiory kart pobytu, gdyż lokalne gminy nadal mają zaległości. Doradcy imigracyjni doceniają jasność nowych zasad, ale wskazują na możliwe utrudnienia: awarie portalu, ograniczoną obsługę klienta oraz regionalne kontrole progów płacowych, które wciąż wymagają ręcznej weryfikacji. W dłuższej perspektywie jednak zmiana ta zbliża Belgię do sąsiednich Holandii i Niemiec, które już w pełni cyfrowo obsługują większość kategorii pracowniczych, co powinno ułatwić globalnym menedżerom ds. mobilności kontrolę zgodności z przepisami.