Nhân viên nước ngoài và đội ngũ nhân sự của họ khi đến các cuộc hẹn xin giấy phép cư trú tại Ba Lan vào thứ Sáu, ngày 24 tháng 4, đã gặp phải một trở ngại bất ngờ: không có văn phòng nhập cư cấp tỉnh nào trong cả nước có thể lấy dấu vân tay. Các Văn phòng Nhập cư của các tỉnh Mazowiecki, Lubuski và Dolnośląski đều phát đi thông báo vào đêm muộn giải thích rằng nền tảng công nghệ thông tin “Pobyt” (Tạm trú) cũ phải tạm ngừng hoạt động trong suốt một ngày làm việc để các kỹ thuật viên có thể chuyển hàng triệu mẫu sinh trắc học sang MOS 2.0, cổng xử lý hồ sơ mới của chính phủ. Mặc dù các văn phòng vẫn mở cửa để cung cấp các dịch vụ khác, việc gián đoạn này buộc các nhà tuyển dụng, nhà cung cấp dịch vụ di chuyển và người nộp đơn cá nhân phải đặt lại lịch hẹn cho những trường hợp cần quét dấu vân tay trực tiếp. Theo quy định của Ba Lan, dấu vân tay là bắt buộc đối với hầu hết các loại thẻ cư trú, từ giấy phép tạm trú thông thường đến thẻ CUKR ba năm sắp ra mắt dành cho người Ukraine. Việc thiếu dấu vân tay có thể khiến giấy phép bị trì hoãn hàng tuần và ảnh hưởng đến ngày bắt đầu làm việc của người lao động được cử đi. Đối với các quản lý di chuyển toàn cầu, sự cố này là một buổi diễn tập cho cuộc sống dưới hệ thống MOS 2.0. Từ ngày 27 tháng 4, tất cả hồ sơ xin giấy phép cư trú phải được nộp điện tử, và cổng thông tin sẽ tự động từ chối các hồ sơ không đầy đủ — ngay cả khi thiếu quét bìa hộ chiếu. Các chuyên gia tư vấn khuyên nên dự phòng thời gian trong kế hoạch công tác, đảm bảo tất cả các bản quét cần thiết được tải lên trước cuộc hẹn, và cảnh báo người đi công tác rằng việc sửa đổi trực tiếp “đến tận nơi” sẽ không còn khả thi khi quy trình số hóa hoàn toàn được áp dụng. Bộ Nội vụ cho rằng khó khăn tạm thời sẽ mang lại lợi ích lâu dài. Các quan chức cho biết cơ sở dữ liệu tập trung sẽ rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ khoảng 20% và cho phép người cư trú nước ngoài tải về giấy chứng nhận đã nộp hồ sơ để trình cho cảnh sát hoặc nhà tuyển dụng trong khi chờ thẻ nhựa. Tuy nhiên, các chuyên gia lo ngại về tình trạng quá tải trong ngày đầu tiên, đặc biệt vì việc gián đoạn đã dồn lịch hẹn lấy dấu vân tay của một tuần vào bốn ngày còn lại. Một số lời khuyên thực tế cho nhà tuyển dụng bao gồm: theo dõi trang web của các văn phòng cấp tỉnh để cập nhật các sự cố tiếp theo, khuyên nhân viên đi công tác mang theo bằng chứng về cuộc hẹn đã được đặt lại, và nhắc nhở bộ phận trả lương rằng thời gian cư trú hợp pháp được tính từ ngày hồ sơ được tiếp nhận trực tiếp — không phải ngày gửi hoặc chuyển phát nhanh. Các công ty có các dự án lớn triển khai trong tháng 5 và 6 có thể cân nhắc nộp hồ sơ sớm trong tuần này hoặc hoãn tiếp nhận nhân sự mới cho đến khi hệ thống MOS 2.0 ổn định.
