في إشعار بتاريخ 18 يوليو، ذكرت شركة VFS Global، الشريك الخارجي لسفارة لوكسمبورغ، أن ملفات طلبات تأشيرة الشنغن قصيرة الأمد يمكن تقديمها قبل السفر بحد أقصى 180 يومًا. يهدف هذا التوضيح إلى توزيع الطلبات بشكل أفضل قبل موسم المؤتمرات في سبتمبر وأكتوبر، حيث تنفد مواعيد الحجز عادةً بسرعة. رحب العاملون في قطاع السفر التجاري بهذا التذكير، خاصة أن التنفيذيين الهنود غالبًا ما يخططون لرحلاتهم إلى أوروبا في اللحظة الأخيرة ويواجهون ازدحامًا في مراكز VFS في دلهي ومومباي. التقديم المبكر يتيح لفرق الموارد البشرية تجميع عدة رحلات—مثل اجتماعات مجلس الإدارة في لوكسمبورغ وزيارات العملاء في بلجيكا أو ألمانيا—تحت تأشيرة واحدة، مما يقلل من تكاليف الشحن. يجب على المتقدمين أيضًا مراعاة متطلبات بصمات الأصابع في لوكسمبورغ (صالحة لمدة 59 شهرًا) والتأكد من أن التأمين الطبي للسفر يغطي جميع دول الشنغن. وأكدت السفارة أن قسائم الفنادق المزورة لا تزال السبب الرئيسي لرفض الطلبات، ونصحت الشركات بإرفاق خطابات إقامة مدفوعة من الشركة على ورق رسمي. وعلى الرغم من أن هذا الإشعار إجرائي وليس تنظيميًا، إلا أنه يشير إلى أن بعثات الشنغن الأصغر تحاول تخفيف الضغط خلال موسم الذروة، وهو توجه يمكن لمديري التنقل الاستفادة منه عند توجيه سفر الموظفين عبر قنصليات أقل ازدحامًا.
المصدر: VFS Global (Luxembourg desk)
