In een bericht van 18 juli herinnerde VFS Global, de outsourcingpartner van de Luxemburgse ambassade, aan het feit dat aanvragen voor een Schengenkortverblijfvisum tot 180 dagen voor vertrek ingediend kunnen worden. Deze verduidelijking is bedoeld om de drukte te spreiden voorafgaand aan het conferentie-seizoen in september en oktober, wanneer de beschikbare afspraken snel volgeboekt zijn. Zakenreizigers reageerden positief op deze herinnering, omdat Indiase managers vaak last-minute hun Europese reizen plannen en daardoor tegen wachttijden aanlopen bij de VFS-centra in Delhi en Mumbai. Vroegtijdig indienen maakt het voor HR-teams mogelijk om meerdere reizen – zoals bestuursvergaderingen in Luxemburg en klantbezoeken in België of Duitsland – onder één visum te bundelen, wat de koerierskosten verlaagt. Aanvragers moeten wel rekening houden met de vingerafdrukvereiste van Luxemburg (geldig voor 59 maanden) en ervoor zorgen dat hun reisverzekering alle Schengenlanden dekt. De ambassade benadrukte dat vervalste hotelvouchers nog steeds de belangrijkste reden voor weigeringen zijn en adviseerde bedrijven om officiële brieven over door het bedrijf betaalde accommodatie op briefpapier mee te sturen. Hoewel deze mededeling vooral procedureel is en geen nieuwe regelgeving introduceert, geeft het aan dat kleinere Schengen-missies proberen de piekdrukte beter te spreiden. Dit is een trend waar mobiliteitsmanagers op kunnen inspelen door reizen van medewerkers via minder drukke consulaten te laten verlopen.
