Dalam notis bertarikh 18 Julai, rakan kongsi luar Kedutaan Luxembourg, VFS Global, mengingatkan pemohon bahawa permohonan visa Schengen jangka pendek boleh dikemukakan sehingga 180 hari sebelum tarikh perjalanan. Penjelasan ini bertujuan untuk mengagihkan permintaan menjelang musim persidangan September–Oktober, di mana slot temujanji biasanya cepat penuh. Pihak berkepentingan dalam perjalanan perniagaan menyambut baik peringatan ini kerana eksekutif India sering merancang perjalanan ke Eropah pada saat akhir dan menghadapi kesesakan di pusat VFS Delhi dan Mumbai. Pengemukaan awal membolehkan pasukan HR menggabungkan beberapa perjalanan—mesyuarat lembaga di Luxembourg, lawatan pelanggan di Belgium atau Jerman—dalam satu visa, sekaligus mengurangkan kos kurier. Pemohon juga perlu mengambil kira keperluan cap jari Luxembourg (sah selama 59 bulan) dan memastikan insurans perubatan perjalanan meliputi semua negara Schengen. Kedutaan menegaskan bahawa baucar hotel palsu kekal sebagai punca utama penolakan dan menasihatkan syarikat untuk menyertakan surat penginapan yang dibayar oleh syarikat di atas kepala surat rasmi. Walaupun notis ini bersifat prosedural dan bukan peraturan, ia menandakan misi Schengen yang lebih kecil berusaha melancarkan permintaan musim puncak, satu trend yang boleh dimanfaatkan oleh pengurus mobiliti apabila mengatur perjalanan penugasan melalui konsulat yang kurang sibuk.
Sumber: VFS Global (Luxembourg desk)
