Asosiasi Pemimpin Layanan Bisnis (ABSL) telah menerbitkan panduan bisnis komprehensif pertama mengenai reformasi besar-besaran aturan pekerja asing di Polandia, yang mulai berlaku sejak 1 Januari namun baru terasa dampaknya sekarang. Berdasarkan undang-undang baru, setiap interaksi dengan otoritas imigrasi—mulai dari pengajuan, korespondensi, hingga pengiriman keputusan—harus dilakukan melalui portal pemerintah praca.gov.pl dan ditandatangani dengan tanda tangan elektronik terpercaya. Dokumen dalam bentuk kertas dianggap secara hukum sebagai ‘tidak diajukan’.
Bagi tim HR, perubahan utama terletak pada waktu pengajuan. Salinan kontrak kerja yang sudah dipindai dan ditandatangani harus sampai ke otoritas sebelum pekerja asing mulai bekerja; kegagalan mengunggah tepat waktu akan membatalkan izin kerja atau deklarasi yang mendasarinya. Kontrak dalam bahasa lain kini wajib disertai terjemahan resmi dalam bahasa Polandia. Perusahaan juga harus menyimpan seluruh dokumen imigrasi selama masa kerja ditambah dua tahun lagi—menggandakan kewajiban penyimpanan dokumen.
![Reformasi Imigrasi Polandia 2026: Apa yang Harus Dilakukan Pengusaha Saat Prosedur Beralih 100% Digital]()
Kewajiban pelaporan juga diperketat. Perusahaan wajib melaporkan ketidakhadiran mulai kerja, gangguan, atau pemutusan kerja lebih awal dalam batas waktu ketat (dua bulan untuk izin, tujuh hingga empat belas hari untuk deklarasi). Gubernur provinsi mendapat wewenang tegas untuk menolak izin jika perusahaan memiliki tunggakan pajak atau jaminan sosial, atau jika kandidat sebelumnya memegang izin Polandia tapi tidak pernah mulai bekerja. Tes pasar tenaga kerja secara resmi dihapus, namun otoritas dapat kapan saja memberlakukan kuota atau daftar pekerjaan terlarang—alat yang diperkirakan bisa muncul tahun ini jika tingkat pengangguran naik.
Biaya meningkat empat kali lipat: PLN 400 untuk izin standar, PLN 800 untuk pekerja yang diposting, dan EUR 200 untuk visa nasional. Denda untuk pekerja ilegal naik menjadi PLN 50.000 per pekerja asing, dan inspeksi ketenagakerjaan kini dapat dilakukan tanpa pemberitahuan—sering kali bersama tim Penjaga Perbatasan. Reformasi ini juga membatasi kerja tanpa visa: pekerja asing yang masuk dengan visa Schengen dari negara lain, atau visa Polandia untuk turisme, studi, atau medis, tidak lagi diperbolehkan bekerja kecuali ada pengecualian khusus.
Perusahaan strategis—terutama yang mendapat insentif investasi—menjadi pemenang besar. Mereka mendapat prioritas dalam pengurusan izin, visa, dan kartu tinggal, memberikan keunggulan rekrutmen di pasar tenaga kerja Polandia yang ketat. ABSL dan mitra ahli EY memperingatkan bahwa perusahaan multinasional harus mengaudit seluruh proses imigrasi mereka, mengamankan tanda tangan elektronik yang sah untuk penandatangan resmi, dan melatih staf dalam sistem pesan kesalahan portal agar terhindar dari penolakan yang mahal. Perusahaan yang cepat beradaptasi masih bisa mencapai target perekrutan kuartal kedua; yang terlambat berisiko mengalami penundaan proyek dan denda.
Bagi tim HR, perubahan utama terletak pada waktu pengajuan. Salinan kontrak kerja yang sudah dipindai dan ditandatangani harus sampai ke otoritas sebelum pekerja asing mulai bekerja; kegagalan mengunggah tepat waktu akan membatalkan izin kerja atau deklarasi yang mendasarinya. Kontrak dalam bahasa lain kini wajib disertai terjemahan resmi dalam bahasa Polandia. Perusahaan juga harus menyimpan seluruh dokumen imigrasi selama masa kerja ditambah dua tahun lagi—menggandakan kewajiban penyimpanan dokumen.
Kewajiban pelaporan juga diperketat. Perusahaan wajib melaporkan ketidakhadiran mulai kerja, gangguan, atau pemutusan kerja lebih awal dalam batas waktu ketat (dua bulan untuk izin, tujuh hingga empat belas hari untuk deklarasi). Gubernur provinsi mendapat wewenang tegas untuk menolak izin jika perusahaan memiliki tunggakan pajak atau jaminan sosial, atau jika kandidat sebelumnya memegang izin Polandia tapi tidak pernah mulai bekerja. Tes pasar tenaga kerja secara resmi dihapus, namun otoritas dapat kapan saja memberlakukan kuota atau daftar pekerjaan terlarang—alat yang diperkirakan bisa muncul tahun ini jika tingkat pengangguran naik.
Biaya meningkat empat kali lipat: PLN 400 untuk izin standar, PLN 800 untuk pekerja yang diposting, dan EUR 200 untuk visa nasional. Denda untuk pekerja ilegal naik menjadi PLN 50.000 per pekerja asing, dan inspeksi ketenagakerjaan kini dapat dilakukan tanpa pemberitahuan—sering kali bersama tim Penjaga Perbatasan. Reformasi ini juga membatasi kerja tanpa visa: pekerja asing yang masuk dengan visa Schengen dari negara lain, atau visa Polandia untuk turisme, studi, atau medis, tidak lagi diperbolehkan bekerja kecuali ada pengecualian khusus.
Perusahaan strategis—terutama yang mendapat insentif investasi—menjadi pemenang besar. Mereka mendapat prioritas dalam pengurusan izin, visa, dan kartu tinggal, memberikan keunggulan rekrutmen di pasar tenaga kerja Polandia yang ketat. ABSL dan mitra ahli EY memperingatkan bahwa perusahaan multinasional harus mengaudit seluruh proses imigrasi mereka, mengamankan tanda tangan elektronik yang sah untuk penandatangan resmi, dan melatih staf dalam sistem pesan kesalahan portal agar terhindar dari penolakan yang mahal. Perusahaan yang cepat beradaptasi masih bisa mencapai target perekrutan kuartal kedua; yang terlambat berisiko mengalami penundaan proyek dan denda.
Sumber: ABSL
