L'Associazione dei Leader dei Servizi Aziendali (ABSL) ha pubblicato la prima guida completa alle riforme radicali della Polonia sulle norme per i lavoratori stranieri, in vigore dal 1° gennaio ma che si stanno facendo sentire solo ora sul campo. Secondo la nuova legge, ogni interazione con le autorità dell'immigrazione — domande, corrispondenza, persino la consegna delle decisioni — deve essere effettuata tramite il portale governativo praca.gov.pl e firmata con una firma elettronica qualificata. I fascicoli cartacei sono considerati legalmente “non presentati”.
Per i team HR, la novità principale riguarda i tempi. Una copia scannerizzata del contratto di lavoro firmato deve essere inviata alle autorità prima che il lavoratore straniero inizi a lavorare; il mancato caricamento entro i termini invalida il permesso di lavoro o la dichiarazione sottostante. I contratti in altre lingue richiedono ora una traduzione giurata in polacco. I datori di lavoro devono inoltre conservare tutta la documentazione sull’immigrazione per l’intera durata del rapporto di lavoro più altri due anni, raddoppiando di fatto gli obblighi di conservazione.
![Riforma dell'immigrazione in Polonia per il 2026: cosa devono fare i datori di lavoro con le procedure completamente digitali]()
Sono state inasprite le notifiche obbligatorie. Le aziende devono segnalare l’assenza di inizio, l’interruzione o la cessazione anticipata del lavoro entro scadenze rigorose (due mesi per i permessi, da sette a quattordici giorni per le dichiarazioni). I governatori provinciali hanno ora il potere esplicito di rifiutare i permessi se i datori di lavoro hanno arretrati fiscali o contributivi, o se un candidato ha già avuto un permesso polacco ma non ha mai iniziato il lavoro. Il test sul mercato del lavoro è stato formalmente abolito, ma le autorità possono imporre quote o liste di professioni vietate in qualsiasi momento — uno strumento che, secondo gli osservatori, potrebbe essere introdotto entro l’anno se la disoccupazione dovesse aumentare.
Le tariffe sono quadruplicate: 400 PLN per i permessi standard, 800 PLN per i lavoratori distaccati e 200 EUR per i visti nazionali. Le sanzioni per lavoro irregolare salgono a 50.000 PLN per ogni straniero, e gli ispettori del lavoro possono ora effettuare controlli a sorpresa, spesso insieme alle squadre della Guardia di Frontiera. La riforma limita anche il lavoro senza visto: gli stranieri che entrano con visti Schengen rilasciati da altri Paesi, o con visti polacchi per turismo, studio o motivi medici, non possono più lavorare a meno che non siano espressamente esentati.
Le imprese strategiche — soprattutto quelle che beneficiano di incentivi agli investimenti — sono le grandi vincitrici. Accedono in via prioritaria a permessi, visti e carte di soggiorno, ottenendo un vantaggio competitivo nel mercato del lavoro polacco, particolarmente stretto. ABSL e il suo partner esperto EY avvertono che le multinazionali devono rivedere i loro processi di immigrazione end-to-end, assicurarsi firme elettroniche qualificate per i firmatari autorizzati e formare il personale sull’uso del sistema di messaggi di errore del portale per evitare rigetti costosi. Le aziende che si adegueranno rapidamente potranno ancora rispettare gli obiettivi di assunzione del secondo trimestre; chi resterà indietro rischia ritardi nei progetti e multe.
Per i team HR, la novità principale riguarda i tempi. Una copia scannerizzata del contratto di lavoro firmato deve essere inviata alle autorità prima che il lavoratore straniero inizi a lavorare; il mancato caricamento entro i termini invalida il permesso di lavoro o la dichiarazione sottostante. I contratti in altre lingue richiedono ora una traduzione giurata in polacco. I datori di lavoro devono inoltre conservare tutta la documentazione sull’immigrazione per l’intera durata del rapporto di lavoro più altri due anni, raddoppiando di fatto gli obblighi di conservazione.
Sono state inasprite le notifiche obbligatorie. Le aziende devono segnalare l’assenza di inizio, l’interruzione o la cessazione anticipata del lavoro entro scadenze rigorose (due mesi per i permessi, da sette a quattordici giorni per le dichiarazioni). I governatori provinciali hanno ora il potere esplicito di rifiutare i permessi se i datori di lavoro hanno arretrati fiscali o contributivi, o se un candidato ha già avuto un permesso polacco ma non ha mai iniziato il lavoro. Il test sul mercato del lavoro è stato formalmente abolito, ma le autorità possono imporre quote o liste di professioni vietate in qualsiasi momento — uno strumento che, secondo gli osservatori, potrebbe essere introdotto entro l’anno se la disoccupazione dovesse aumentare.
Le tariffe sono quadruplicate: 400 PLN per i permessi standard, 800 PLN per i lavoratori distaccati e 200 EUR per i visti nazionali. Le sanzioni per lavoro irregolare salgono a 50.000 PLN per ogni straniero, e gli ispettori del lavoro possono ora effettuare controlli a sorpresa, spesso insieme alle squadre della Guardia di Frontiera. La riforma limita anche il lavoro senza visto: gli stranieri che entrano con visti Schengen rilasciati da altri Paesi, o con visti polacchi per turismo, studio o motivi medici, non possono più lavorare a meno che non siano espressamente esentati.
Le imprese strategiche — soprattutto quelle che beneficiano di incentivi agli investimenti — sono le grandi vincitrici. Accedono in via prioritaria a permessi, visti e carte di soggiorno, ottenendo un vantaggio competitivo nel mercato del lavoro polacco, particolarmente stretto. ABSL e il suo partner esperto EY avvertono che le multinazionali devono rivedere i loro processi di immigrazione end-to-end, assicurarsi firme elettroniche qualificate per i firmatari autorizzati e formare il personale sull’uso del sistema di messaggi di errore del portale per evitare rigetti costosi. Le aziende che si adegueranno rapidamente potranno ancora rispettare gli obiettivi di assunzione del secondo trimestre; chi resterà indietro rischia ritardi nei progetti e multe.
Fonte: ABSL
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