Cải cách nhập cư Ba Lan năm 2026: những điều nhà tuyển dụng cần làm khi quy trình chuyển hoàn toàn sang hình thức kỹ thuật số

Hiệp hội Lãnh đạo Dịch vụ Doanh nghiệp (ABSL) vừa công bố hướng dẫn toàn diện đầu tiên về cải cách quy định lao động nước ngoài tại Ba Lan, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 nhưng đến nay mới bắt đầu có tác động thực tế. Theo luật mới, mọi giao dịch với cơ quan nhập cư—từ nộp đơn, trao đổi thư từ đến nhận quyết định—phải thực hiện qua cổng chính phủ praca.gov.pl và ký bằng chữ ký điện tử đáng tin cậy. Hồ sơ giấy sẽ bị coi là “không hợp lệ”.

Đối với các bộ phận nhân sự, thay đổi lớn nhất là về thời gian. Bản scan hợp đồng lao động đã ký phải được gửi đến cơ quan trước khi người lao động nước ngoài bắt đầu làm việc; nếu không tải lên đúng hạn, giấy phép lao động hoặc khai báo sẽ bị vô hiệu. Hợp đồng bằng ngôn ngữ khác giờ đây phải có bản dịch công chứng sang tiếng Ba Lan. Nhà tuyển dụng cũng phải lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhập cư trong suốt thời gian làm việc cộng thêm hai năm nữa—gấp đôi thời gian lưu trữ trước đây.



Nhiệm vụ thông báo được siết chặt hơn. Doanh nghiệp phải báo cáo việc không bắt đầu, gián đoạn hoặc chấm dứt công việc sớm trong thời hạn nghiêm ngặt (hai tháng với giấy phép, bảy đến mười bốn ngày với khai báo). Các thống đốc tỉnh có quyền từ chối cấp phép nếu doanh nghiệp còn nợ thuế hoặc bảo hiểm xã hội, hoặc nếu ứng viên từng có giấy phép Ba Lan nhưng chưa từng nhận việc. Thử nghiệm thị trường lao động chính thức bị bãi bỏ, nhưng cơ quan chức năng có thể áp dụng hạn ngạch hoặc danh sách nghề nghiệp cấm bất cứ lúc nào—được dự báo có thể xuất hiện trong năm nếu tỷ lệ thất nghiệp tăng.

Phí đã tăng gấp bốn lần: 400 PLN cho giấy phép tiêu chuẩn, 800 PLN cho lao động gửi đi và 200 EUR cho visa quốc gia. Hình phạt cho việc thuê lao động trái phép lên đến 50.000 PLN mỗi người, và thanh tra lao động có thể kiểm tra bất ngờ—thường phối hợp với lực lượng Biên phòng. Cải cách cũng hạn chế làm việc không cần visa: người nước ngoài nhập cảnh bằng visa Schengen do nước khác cấp, hoặc visa Ba Lan cho du lịch, học tập hay y tế, không được phép làm việc trừ khi được miễn trừ rõ ràng.

Các doanh nghiệp chiến lược—chủ yếu là những công ty được ưu đãi đầu tư—là nhóm hưởng lợi lớn nhất. Họ được ưu tiên hàng đầu trong việc cấp phép, visa và thẻ cư trú, tạo lợi thế tuyển dụng trong thị trường lao động khan hiếm của Ba Lan. ABSL và đối tác chuyên môn EY cảnh báo các tập đoàn đa quốc gia cần rà soát toàn bộ quy trình nhập cư, đảm bảo chữ ký điện tử hợp lệ cho người có thẩm quyền và đào tạo nhân viên về hệ thống thông báo lỗi trên cổng để tránh bị từ chối tốn kém. Các công ty thích nghi nhanh có thể đạt mục tiêu tuyển dụng quý 2; những đơn vị chậm trễ có nguy cơ bị trì hoãn dự án và phạt tiền.