Polens Einwanderungsreform 2026: Was Arbeitgeber beachten müssen, wenn Verfahren vollständig digital ablaufen

Der Verband der Führungskräfte im Business Service Sektor (ABSL) hat den ersten umfassenden Leitfaden zur umfassenden Reform der Ausländerbeschäftigungsregeln in Polen veröffentlicht. Die Reform ist seit dem 1. Januar in Kraft, zeigt ihre Auswirkungen jedoch erst jetzt in der Praxis. Nach dem neuen Gesetz müssen alle Interaktionen mit den Einwanderungsbehörden – Anträge, Korrespondenz, sogar die Zustellung von Entscheidungen – über das staatliche Portal praca.gov.pl eingereicht und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Papierunterlagen gelten rechtlich als „nicht eingereicht“.

Für Personalabteilungen ist die wichtigste Neuerung der Zeitpunkt: Eine eingesannte Kopie des unterschriebenen Arbeitsvertrags muss vor Arbeitsbeginn des Ausländers bei den Behörden vorliegen; eine verspätete Übermittlung macht die zugrundeliegende Arbeitserlaubnis oder Erklärung ungültig. Verträge in anderen Sprachen benötigen nun eine beglaubigte polnische Übersetzung. Arbeitgeber sind außerdem verpflichtet, alle Einwanderungsunterlagen während der gesamten Beschäftigungsdauer plus zwei weitere Jahre aufzubewahren – was die Aufbewahrungspflichten effektiv verdoppelt.



Meldepflichten wurden verschärft: Unternehmen müssen Arbeitsbeginn, Unterbrechungen oder vorzeitige Beendigungen innerhalb strenger Fristen melden (zwei Monate bei Arbeitserlaubnissen, sieben bis vierzehn Tage bei Erklärungen). Die Provinzgouverneure erhalten ausdrücklich das Recht, Arbeitserlaubnisse zu verweigern, wenn Arbeitgeber Steuerschulden oder Sozialversicherungsrückstände haben oder wenn ein Bewerber zuvor eine polnische Erlaubnis besaß, den Job aber nie angetreten hat. Der Arbeitsmarkttest wurde offiziell abgeschafft, doch Behörden können jederzeit Quoten oder negative Berufsliste einführen – ein Instrument, das laut Experten bei steigender Arbeitslosigkeit noch in diesem Jahr zum Einsatz kommen könnte.

Die Gebühren haben sich vervierfacht: 400 PLN für Standardarbeitserlaubnisse, 800 PLN für entsandte Arbeitnehmer und 200 Euro für nationale Visa. Bußgelder für illegale Beschäftigung steigen auf bis zu 50.000 PLN pro Ausländer, und Arbeitsinspektoren dürfen nun unangekündigt erscheinen – oft in Begleitung der Grenzschutzbeamten. Die Reform schränkt zudem die visafreie Arbeit ein: Ausländer mit Schengen-Visa anderer Staaten oder polnischen Visa für Tourismus, Studium oder medizinische Zwecke dürfen ohne spezielle Ausnahmegenehmigung nicht mehr arbeiten.

Strategische Unternehmen – vor allem solche mit Investitionsanreizen – profitieren am meisten. Sie erhalten bevorzugten Zugang zu Arbeitserlaubnissen, Visa und Aufenthaltstiteln und sichern sich so einen Wettbewerbsvorteil auf dem angespannten polnischen Arbeitsmarkt. ABSL und sein Partner EY warnen multinationale Unternehmen, ihre gesamten Einwanderungsprozesse zu überprüfen, qualifizierte elektronische Signaturen für autorisierte Unterzeichner zu sichern und Mitarbeiter im Umgang mit dem Portal und dessen Fehlermeldungen zu schulen, um teure Ablehnungen zu vermeiden. Unternehmen, die sich schnell anpassen, können ihre Einstellungsziele im zweiten Quartal noch erreichen; Nachzügler riskieren Projektverzögerungen und Strafen.