Belgia Beralih ke Proses Digital Penuh untuk Pengajuan Izin Kerja Singkat dan Izin Komuter Mulai 1 Mei 2026

Otoritas imigrasi Belgia mengonfirmasi bahwa dalam waktu kurang dari dua minggu, pengusaha tidak lagi diperbolehkan mengirim formulir PDF melalui email saat mengajukan izin kerja singkat atau izin kerja komuter. Pengumuman resmi yang diterbitkan di Lembaran Resmi Belgia pada 18 April dan dilaporkan oleh The Economic Times pada 19 April menetapkan tanggal 1 Mei 2026 sebagai batas akhir: mulai hari itu, semua permohonan harus diajukan secara eksklusif melalui portal online federal ‘Working in Belgium’. Pengiriman melalui faks, pos, bahkan email yang selama ini digunakan akan dihentikan.

Reformasi ini merupakan langkah terbaru dalam program transformasi digital yang lebih luas, yang sebelumnya telah memindahkan prosedur Single Permit yang jauh lebih kompleks ke platform online di Flandria (2023), Brussels-Capital (2024), dan Wallonia (awal 2025). Pejabat berwenang menyatakan bahwa mewajibkan kategori yang masih menggunakan dokumen kertas untuk beralih ke portal akan menghilangkan pengisian data ganda, secara otomatis menandai dokumen yang kurang, serta menciptakan cap waktu yang dapat diverifikasi untuk melindungi pengusaha dan administrasi.



Menurut pengumuman tersebut, waktu pemrosesan diperkirakan akan turun dari rata-rata sepuluh hari kerja menjadi “hanya tiga hari”, asalkan berkas lengkap. Secara praktis, tim HR harus memastikan bahwa perwakilan hukum dengan eID Belgia atau setara digitalnya telah diberikan “mandat” di dalam portal. Banyak perusahaan multinasional masih mengandalkan penyedia layanan imigrasi eksternal; mereka juga harus mengunggah surat kuasa baru sebelum 1 Mei. Otoritas memperingatkan bahwa mandat yang tidak lengkap akan menyebabkan penolakan otomatis tanpa masa tenggang.

Bagi para pekerja komuter lintas batas—disebut ‘frontaliers’ yang tinggal di Prancis, Belanda, Jerman, atau Luksemburg namun bekerja paruh waktu di Belgia—perubahan ini juga sangat penting. Para pekerja ini sering memegang izin yang hanya berlaku satu tahun dan disesuaikan dengan puncak produksi musiman. Penghapusan pengajuan melalui email menghilangkan jalur cepat dan informal terakhir untuk penugasan mendesak. Oleh karena itu, pengusaha yang merencanakan proyek musim panas disarankan untuk mengajukan permohonan lebih awal dan mengamankan jadwal janji biometrik untuk kartu tinggal jauh-jauh hari, karena kantor-kantor lokal masih mengalami penumpukan.

Para penasihat imigrasi menyambut baik kejelasan aturan ini, namun mengingatkan potensi hambatan seperti gangguan portal, kapasitas layanan pelanggan yang terbatas, dan pemeriksaan ambang gaji regional yang masih memerlukan validasi manual. Dalam jangka panjang, langkah ini menyelaraskan Belgia dengan negara tetangga seperti Belanda dan Jerman, yang sudah menerapkan pengajuan digital sepenuhnya untuk sebagian besar kategori kerja, dan diharapkan mempermudah audit kepatuhan bagi manajer mobilitas global.