Belgia akan memindahkan semua kategori izin kerja berbasis kertas ke sistem daring mulai 1 Mei 2026

Kantor Imigrasi Federal Belgia telah mengonfirmasi bahwa mulai 1 Mei 2026, **semua** permohonan izin kerja singkat dan izin komuter harus diajukan secara eksklusif melalui portal digital ‘Working in Belgium’. Kebijakan ini, yang diumumkan pada 19 April 2026 dan pertama kali dilaporkan oleh The Economic Times, menutup celah terakhir pengajuan lewat email yang masih digunakan banyak perusahaan untuk penugasan mendesak hingga 90 hari atau bagi komuter lintas batas mingguan yang tinggal di Prancis, Belanda, Jerman, atau Luksemburg.

Langkah ini merupakan bagian dari program transformasi digital dua tahun yang telah menghadirkan pengajuan izin tunggal (kerja + tinggal) dan sebagian besar permohonan perpanjangan secara online. Pejabat terkait menyatakan aturan baru ini akan meningkatkan kualitas data, mempercepat proses dengan memberikan status ‘live’ pada setiap berkas, serta membantu otoritas regional (Flandria, Wallonia, dan Brussels-Capital) mendeteksi pengajuan ganda atau penipuan lebih cepat.

Portal kini secara otomatis memeriksa batas gaji, tes pasar tenaga kerja, dan kuota sebelum pemberi kerja dapat menekan tombol “submit”. Bagi manajer mobilitas, dampak praktisnya langsung terasa: mandat Kuasa harus dibuat di dalam portal; formulir PDF atau lampiran email akan ditolak. Fragomen dan konsultan imigrasi lainnya menyarankan tim HR untuk memeriksa kredensial eID Belgia atau Itsme perusahaan mereka minggu ini dan mengatur waktu cadangan karena aktivasi mandat pertama kali bisa memakan waktu 24-48 jam.



Pemohon juga harus mengunggah foto berkualitas biometrik dan scan paspor lengkap, bukan hanya halaman identitas. Masa transisi regional singkat. Flandria dan Brussels akan menutup saluran pengajuan lewat email pada tengah malam 30 April, sementara Wallonia memberikan masa tenggang hingga 31 Agustus 2026. Perusahaan yang melewatkan batas waktu berisiko harus mengulang proses, yang bisa mengganggu jadwal proyek yang bergantung pada intervensi teknis mendadak atau penggantian shift.

Langkah ini melanjutkan tren Eropa yang lebih luas menuju alur kerja imigrasi digital menyeluruh. Negara tetangga Belanda dan Prancis telah melakukan perubahan serupa pada 2024 dan 2025, dan Sistem Masuk/Keluar Uni Eropa (EES) kini mengirimkan data keberangkatan ke database nasional—artinya pelanggaran masa tinggal terkait izin kertas akan terdeteksi otomatis.

Bagi pemberi kerja Belgia, digitalisasi pada akhirnya akan mengurangi kunjungan fisik ke balai kota, namun dalam jangka pendek mereka harus memperbarui daftar periksa internal, melatih manajer lini, dan menganggarkan kemungkinan gangguan sistem selama minggu-minggu awal peluncuran.