Op 1 december 2025 voerde Polen de grootste reeks immigratiewetgeving in die het land in twee decennia heeft gezien, waarmee de invoering van de nieuwe Wet op de Voorwaarden voor het Toewijzen van Werk aan Buitenlanders, die in juni van kracht werd, werd afgerond. Vier ministeriële regelingen, gepubliceerd in het Staatsblad op 20–21 november, regelen nu (1) wie zonder vergunning mag werken, (2) welke kosten gelden voor vergunningen of werkgeversverklaringen, (3) welke nationaliteiten in aanmerking komen voor de vereenvoudigde verklaringsprocedure, en (4) welke documenten werkgevers precies moeten indienen.
De kosten voor het inhuren van buitenlandse werknemers zijn van de ene op de andere dag fors gestegen. De vergoeding voor de voorheen populaire werkgeversverklaring ging van PLN 100 naar PLN 400, terwijl de standaard werkvergunningen nu PLN 200 kosten (tot drie maanden), PLN 400 voor langere verblijven en PLN 800 voor gedetacheerde werknemers in Polen. De tarieven voor seizoenswerk zijn ook gestandaardiseerd op PLN 100. Aanvragen en bijlagen moeten voortaan uitsluitend via het e-portaal praca.gov.pl worden ingediend, waarmee Polen de overstap naar 100% papierloze verwerking, gestart in oktober, definitief maakt.
![Polen start grondige herziening van regels voor buitenlandse werknemers]()
Even belangrijk zijn de strengere nalevingsverplichtingen. Werkgevers moeten nu scans uploaden van elke paspoortpagina, beëdigde Poolse vertalingen van alle documenten in vreemde talen en, voor gereguleerde beroepen, bewijs van kwalificaties. Uitzendbureaus moeten verklaringen van de gebruikersbedrijven toevoegen, en alle betalingsbewijzen moeten de individuele buitenlandse werknemer identificeren. Arbeidsinspecteurs hebben nu de bevoegdheid om te controleren of documenten vóór aanvang van het werk zijn geüpload en kunnen bedrijven beboeten tot PLN 10.000 per overtreding.
De hervorming is bedoeld om mazen in de wet te dichten die volgens de Algemene Rekenkamer misstanden mogelijk maakten, zoals de handel in ‘uitnodigingsbrieven’ en niet-geregistreerde onderaanneming. Door over te stappen op een digitaal dossier zegt het Ministerie van Gezin, Arbeid en Sociale Zaken de gemiddelde verwerkingstijd te kunnen terugbrengen van acht naar drie weken. Multinationals doen er goed aan hun onboardingprocessen direct te controleren: de grootste valkuilen zijn ontbrekende beëdigde vertalingen, onjuiste betalingsverwijzingen en het niet melden van de werkstart via het nieuwe online formulier.
De kosten voor het inhuren van buitenlandse werknemers zijn van de ene op de andere dag fors gestegen. De vergoeding voor de voorheen populaire werkgeversverklaring ging van PLN 100 naar PLN 400, terwijl de standaard werkvergunningen nu PLN 200 kosten (tot drie maanden), PLN 400 voor langere verblijven en PLN 800 voor gedetacheerde werknemers in Polen. De tarieven voor seizoenswerk zijn ook gestandaardiseerd op PLN 100. Aanvragen en bijlagen moeten voortaan uitsluitend via het e-portaal praca.gov.pl worden ingediend, waarmee Polen de overstap naar 100% papierloze verwerking, gestart in oktober, definitief maakt.
Even belangrijk zijn de strengere nalevingsverplichtingen. Werkgevers moeten nu scans uploaden van elke paspoortpagina, beëdigde Poolse vertalingen van alle documenten in vreemde talen en, voor gereguleerde beroepen, bewijs van kwalificaties. Uitzendbureaus moeten verklaringen van de gebruikersbedrijven toevoegen, en alle betalingsbewijzen moeten de individuele buitenlandse werknemer identificeren. Arbeidsinspecteurs hebben nu de bevoegdheid om te controleren of documenten vóór aanvang van het werk zijn geüpload en kunnen bedrijven beboeten tot PLN 10.000 per overtreding.
De hervorming is bedoeld om mazen in de wet te dichten die volgens de Algemene Rekenkamer misstanden mogelijk maakten, zoals de handel in ‘uitnodigingsbrieven’ en niet-geregistreerde onderaanneming. Door over te stappen op een digitaal dossier zegt het Ministerie van Gezin, Arbeid en Sociale Zaken de gemiddelde verwerkingstijd te kunnen terugbrengen van acht naar drie weken. Multinationals doen er goed aan hun onboardingprocessen direct te controleren: de grootste valkuilen zijn ontbrekende beëdigde vertalingen, onjuiste betalingsverwijzingen en het niet melden van de werkstart via het nieuwe online formulier.
