Am 1. Dezember 2025 hat Polen das umfangreichste Einwanderungsgesetzespaket der letzten zwei Jahrzehnte in Kraft gesetzt und damit die Einführung des neuen Gesetzes über die Bedingungen der Beschäftigung von Ausländern abgeschlossen, das erstmals im Juni wirksam wurde. Vier ministerielle Verordnungen, die am 20. und 21. November im Amtsblatt veröffentlicht wurden, regeln nun (1) wer ohne Arbeitserlaubnis arbeiten darf, (2) welche Gebühren für Genehmigungen oder Arbeitgebererklärungen anfallen, (3) welche Nationalitäten den vereinfachten Erklärungsweg nutzen können, und (4) welche Unterlagen Arbeitgeber genau einreichen müssen.
Die Kosten für die Beschäftigung von Ausländern sind über Nacht deutlich gestiegen. Die Gebühr für die bisher beliebte Arbeitgebererklärung wurde von 100 PLN auf 400 PLN erhöht, während die Standardgebühren für Arbeitserlaubnisse nun bei 200 PLN (bis zu drei Monaten), 400 PLN (längere Aufenthalte) und 800 PLN für entsandte Arbeitnehmer in Polen liegen. Die Gebühren für Saisonarbeit wurden ebenfalls auf 100 PLN vereinheitlicht. Anträge und Anhänge müssen ausschließlich über das E-Portal praca.gov.pl eingereicht werden, was Polens Umstellung auf eine vollständig papierlose Bearbeitung, die im Oktober begann, festigt.
![Polen startet umfassende Reform der Regeln für ausländische Arbeitskräfte]()
Ebenso bedeutend sind die verschärften Compliance-Anforderungen. Arbeitgeber müssen nun Scans jeder Passseite, beglaubigte polnische Übersetzungen aller fremdsprachigen Dokumente und bei reglementierten Berufen Nachweise über Qualifikationen hochladen. Zeitarbeitsfirmen müssen zusätzlich Erklärungen der Einsatzunternehmen beifügen, und alle Gebührenquittungen müssen die jeweilige ausländische Person eindeutig benennen. Arbeitsinspektoren wurden mit Befugnissen ausgestattet, um zu überprüfen, ob die Dokumente vor Arbeitsbeginn hochgeladen wurden, und können Unternehmen bei Verstößen mit Bußgeldern von bis zu 10.000 PLN belegen.
Die Reform zielt darauf ab, Schlupflöcher zu schließen, die laut Oberstem Rechnungshof Missbräuche wie den Handel mit „Einladungsschreiben“ und nicht deklarierte Subunternehmer ermöglichten. Durch die Einführung einer einzigen digitalen Akte verspricht das Ministerium für Familie, Arbeit und Sozialpolitik, die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten von acht auf drei Wochen zu verkürzen. Multinationale Unternehmen sollten ihre Onboarding-Prozesse umgehend überprüfen: Die größten Fehlerquellen sind fehlende beglaubigte Übersetzungen, falsche Gebührenangaben und das Versäumnis, den Arbeitsbeginn über das neue Online-Formular zu melden.
Die Kosten für die Beschäftigung von Ausländern sind über Nacht deutlich gestiegen. Die Gebühr für die bisher beliebte Arbeitgebererklärung wurde von 100 PLN auf 400 PLN erhöht, während die Standardgebühren für Arbeitserlaubnisse nun bei 200 PLN (bis zu drei Monaten), 400 PLN (längere Aufenthalte) und 800 PLN für entsandte Arbeitnehmer in Polen liegen. Die Gebühren für Saisonarbeit wurden ebenfalls auf 100 PLN vereinheitlicht. Anträge und Anhänge müssen ausschließlich über das E-Portal praca.gov.pl eingereicht werden, was Polens Umstellung auf eine vollständig papierlose Bearbeitung, die im Oktober begann, festigt.
Ebenso bedeutend sind die verschärften Compliance-Anforderungen. Arbeitgeber müssen nun Scans jeder Passseite, beglaubigte polnische Übersetzungen aller fremdsprachigen Dokumente und bei reglementierten Berufen Nachweise über Qualifikationen hochladen. Zeitarbeitsfirmen müssen zusätzlich Erklärungen der Einsatzunternehmen beifügen, und alle Gebührenquittungen müssen die jeweilige ausländische Person eindeutig benennen. Arbeitsinspektoren wurden mit Befugnissen ausgestattet, um zu überprüfen, ob die Dokumente vor Arbeitsbeginn hochgeladen wurden, und können Unternehmen bei Verstößen mit Bußgeldern von bis zu 10.000 PLN belegen.
Die Reform zielt darauf ab, Schlupflöcher zu schließen, die laut Oberstem Rechnungshof Missbräuche wie den Handel mit „Einladungsschreiben“ und nicht deklarierte Subunternehmer ermöglichten. Durch die Einführung einer einzigen digitalen Akte verspricht das Ministerium für Familie, Arbeit und Sozialpolitik, die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten von acht auf drei Wochen zu verkürzen. Multinationale Unternehmen sollten ihre Onboarding-Prozesse umgehend überprüfen: Die größten Fehlerquellen sind fehlende beglaubigte Übersetzungen, falsche Gebührenangaben und das Versäumnis, den Arbeitsbeginn über das neue Online-Formular zu melden.
