Secundaire regelgeving gepubliceerd op 12 december voltooit de immigratiehervorming van Polen voor 2025 en bevestigt twee ingrijpende veranderingen: (1) vanaf januari 2026 moeten alle aanvragen voor tijdelijke verblijfsvergunningen via het MOS e-portaal worden ingediend met gekwalificeerde elektronische handtekeningen; (2) de overheidskosten stijgen fors. Lokaal aangenomen werknemers betalen voortaan 400 PLN in plaats van 100 PLN, gedetacheerde werknemers 800 PLN, en de kosten voor nationale visa stijgen naar €200.
Papieren aanvragen bij de provinciale kantoren worden niet langer geaccepteerd. Werkgevers moeten nu volledige scans van paspoorten en nieuwe nalevingsverklaringen bijvoegen, terwijl ambtenaren expliciete bevoegdheid krijgen om op elk moment aanvullende bewijsstukken op te vragen. Het besluit beperkt ook vrijstellingen voor werkvergunningen en stelt een maximum van 20 werkuren per week voor buitenlandse studenten, tenzij zij over een aparte vergunning beschikken.
![Polen bevestigt digitale-only immigratieaanvragen en flinke tariefverhogingen vanaf 2026]()
De autoriteiten stellen dat digitalisering de verwerkingstijd met 30% zal verkorten en fraude zal terugdringen, maar HR-specialisten vrezen dat technische problemen beslissingen tot ver in 2027 kunnen vertragen. Mobiliteitsteams binnen bedrijven moeten dringend hun interne portals bijwerken, gekwalificeerde e-handtekeningen regelen voor gedetacheerden en rekening houden met hogere overheidskosten in de prognoses voor 2026.
Immigratieadviseurs raden aan om eventuele resterende papieren dossiers vóór 31 december 2025 in te dienen en MOS-trainingssessies te plannen voor HR-medewerkers die niet vertrouwd zijn met Polen’s ePUAP- of trusted-profile authenticatietools, om kostbare afwijzingen volgend jaar te voorkomen.
Papieren aanvragen bij de provinciale kantoren worden niet langer geaccepteerd. Werkgevers moeten nu volledige scans van paspoorten en nieuwe nalevingsverklaringen bijvoegen, terwijl ambtenaren expliciete bevoegdheid krijgen om op elk moment aanvullende bewijsstukken op te vragen. Het besluit beperkt ook vrijstellingen voor werkvergunningen en stelt een maximum van 20 werkuren per week voor buitenlandse studenten, tenzij zij over een aparte vergunning beschikken.
De autoriteiten stellen dat digitalisering de verwerkingstijd met 30% zal verkorten en fraude zal terugdringen, maar HR-specialisten vrezen dat technische problemen beslissingen tot ver in 2027 kunnen vertragen. Mobiliteitsteams binnen bedrijven moeten dringend hun interne portals bijwerken, gekwalificeerde e-handtekeningen regelen voor gedetacheerden en rekening houden met hogere overheidskosten in de prognoses voor 2026.
Immigratieadviseurs raden aan om eventuele resterende papieren dossiers vóór 31 december 2025 in te dienen en MOS-trainingssessies te plannen voor HR-medewerkers die niet vertrouwd zijn met Polen’s ePUAP- of trusted-profile authenticatietools, om kostbare afwijzingen volgend jaar te voorkomen.
