Polen rondt MOS e-portal mandaat af en verviervoudigt immigratiekosten voor 2026

Polen heeft de laatste wetgevende stap gezet voor de herziening van het immigratiebeleid in 2025. Een aanvullende regeling, gepubliceerd op 16 december, verplicht vanaf 1 januari 2026 dat alle tijdelijke verblijfsvergunningen – van de EU Blue Card tot intra-bedrijfstransfers en gezinsherenigingszaken – uitsluitend via het Moduł Obsługi Spraw (MOS) e-portaal worden ingediend. Papieren dossiers die bij de provinciale kantoren worden ingeleverd, worden direct afgewezen. Aanvragers moeten volledige scans van hun paspoort bijvoegen en hun aanvraag ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Voor mobiliteitsmanagers is de financiële impact echter het grootst. De overheidstarieven stijgen fors: de standaardkosten voor een verblijfsvergunning gaan van 100 naar 400 PLN, vergunningen voor gedetacheerde werknemers kosten nu 800 PLN, terwijl consulaire kosten stijgen naar €200 voor nationale visa (D-type) en €90 voor Schengenvisa (C-type). Het ministerie van Binnenlandse Zaken stelt dat digitalisering de gemiddelde verwerkingstijd met 30 procent zal verkorten en fraude zal verminderen, maar HR-teams vrezen dat het MOS-platform – dat al gevoelig is voor time-outs – de wachtrijen alleen maar online zal verplaatsen.



De krappe twee weken tot 1 januari laten weinig ruimte voor voorbereiding. Bedrijven moeten zorgen voor Trusted-Profile inloggegevens of EU eID-certificaten voor hun medewerkers, gekwalificeerde e-handtekeningen regelen en personeel trainen in het gebruik van MOS. Budgethouders moeten hun kostenramingen voor relocatiepakketten in 2026 herzien; een gezin van vier dat via een intra-bedrijfstransfer verhuist, betaalt nu 3.200 PLN aan overheidskosten in plaats van de huidige 800 PLN.

Adviseurs raden aan om eventuele resterende papieren aanvragen uiterlijk 31 december in te dienen, elke stap in het e-portaal met screenshots te documenteren en extra tijd in te plannen in de mobiliteitsschema’s voor het eerste kwartaal. Ook waarschuwen zij werkgevers die afhankelijk zijn van studentmedewerkers voor een nieuwe maximale werkweek van 20 uur, tenzij een aparte werkvergunning wordt verkregen. Op de langere termijn zal MOS worden gekoppeld aan belasting- en sociale zekerheidsdatabases, waardoor realtime controles van loonadministratie en verblijfsstatus mogelijk worden. Als dit succesvol is, kan het systeem als voorbeeld dienen voor andere EU-landen die hun analoge vergunningensystemen willen moderniseren.

Voor internationale bedrijven is de boodschap duidelijk: Polen blijft openstaan voor buitenlands talent, maar vanaf nieuwjaarsdag alleen nog via digitale – en duurdere – procedures.