Poolse werkgevers die afhankelijk zijn van internationale studenten voor deeltijd- of seizoensarbeid hebben nog maar één maand om zich aan te passen aan een belangrijke wijziging in de regelgeving. Een verordening die op 28 mei 2026 is gepubliceerd, beëindigt de overgangsperiode die tot nu toe alle niet-EU-studenten aan Poolse universiteiten toestond om zonder werkvergunning te werken. Vanaf 1 juli 2026 geldt de vrijstelling alleen nog als de onderwijsinstelling van de student voorkomt op een nieuwe positieve lijst, beheerd door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Administratie (MSWiA). In de praktijk omvat deze lijst alleen openbare universiteiten en een veel kleinere groep geaccrediteerde particuliere hogescholen.
Deze maatregel maakt deel uit van een bredere hervorming van het Poolse arbeidsmigratiekader, die in 2025 begon met de lancering van het MOS e-portal en een digitaal werkvergunningssysteem. Ambtenaren stellen dat het aanscherpen van de vrijstelling voor studenten een maas in de wet dicht die steeds vaker werd misbruikt door schimmige scholen die uitsluitend werden opgericht om “visumshopping” mogelijk te maken voor laaggeschoolde arbeidskrachten uit Azië en Afrika. Volgens gegevens van het MSWiA is het aantal studentenvisa-houders dat nooit daadwerkelijk is ingeschreven voor een studie tussen 2022 en 2025 verdubbeld, wat de lokale arbeidsinspecties onder druk zet.
![Polen verscherpt regels voor werkrecht van buitenlandse studenten na 1 juli 2026]()
Voor HR-teams betekent de nieuwe regelgeving een extra laag van zorgvuldigheid. Voordat een arbeidsovereenkomst wordt getekend, moeten zij nu zowel de studentstatus van de persoon als de vermelding van de school op de officiële lijst verifiëren. Als de instelling niet is geautoriseerd, heeft de buitenlandse werknemer een reguliere werkvergunning nodig (melding, werkgeversverklaring of volledige werkvergunning, afhankelijk van de nationaliteit). Het aannemen van personeel in strijd met deze regels kan leiden tot boetes tot 30.000 PLN en zelfs een tijdelijke ban op het in dienst nemen van buitenlanders.
Universiteiten juichen de verandering toe als een kwaliteitscontrolemaatregel, maar waarschuwen voor kortetermijnproblemen. “Legitieme studenten van nieuw opgerichte particuliere instellingen kunnen plotseling hun mogelijkheid verliezen om hun studie te financieren,” zegt Dr. Marta Kubiak, decaan van internationale programma’s aan de Universiteit van Łódź. Advocatenkantoren dringen er bij multinationals op aan om alle studentmedewerkers te controleren, contracten te herzien en onboarding-checklists bij te werken vóór 30 juni.
In de praktijk zullen bedrijven die sterk afhankelijk zijn van grote groepen studenten – zoals winkelketens, logistieke hubs nabij de luchthavens van Warschau en Wrocław, en shared-servicecentra – mogelijk moeten overstappen op andere soorten vergunningen of tijdelijke uitzendconstructies. Met een werkloosheid onder de 3 procent in de grote steden kan de jacht op geautoriseerde arbeidskrachten in de tweede helft van het jaar de loonkosten opdrijven. Buitenlandse investeerders doen er goed aan de komende richtlijnen van het MSWiA te volgen over hoe vaak de lijst wordt bijgewerkt en welke beroepsprocedures beschikbaar zijn voor uitgesloten scholen.
Deze maatregel maakt deel uit van een bredere hervorming van het Poolse arbeidsmigratiekader, die in 2025 begon met de lancering van het MOS e-portal en een digitaal werkvergunningssysteem. Ambtenaren stellen dat het aanscherpen van de vrijstelling voor studenten een maas in de wet dicht die steeds vaker werd misbruikt door schimmige scholen die uitsluitend werden opgericht om “visumshopping” mogelijk te maken voor laaggeschoolde arbeidskrachten uit Azië en Afrika. Volgens gegevens van het MSWiA is het aantal studentenvisa-houders dat nooit daadwerkelijk is ingeschreven voor een studie tussen 2022 en 2025 verdubbeld, wat de lokale arbeidsinspecties onder druk zet.
Voor HR-teams betekent de nieuwe regelgeving een extra laag van zorgvuldigheid. Voordat een arbeidsovereenkomst wordt getekend, moeten zij nu zowel de studentstatus van de persoon als de vermelding van de school op de officiële lijst verifiëren. Als de instelling niet is geautoriseerd, heeft de buitenlandse werknemer een reguliere werkvergunning nodig (melding, werkgeversverklaring of volledige werkvergunning, afhankelijk van de nationaliteit). Het aannemen van personeel in strijd met deze regels kan leiden tot boetes tot 30.000 PLN en zelfs een tijdelijke ban op het in dienst nemen van buitenlanders.
Universiteiten juichen de verandering toe als een kwaliteitscontrolemaatregel, maar waarschuwen voor kortetermijnproblemen. “Legitieme studenten van nieuw opgerichte particuliere instellingen kunnen plotseling hun mogelijkheid verliezen om hun studie te financieren,” zegt Dr. Marta Kubiak, decaan van internationale programma’s aan de Universiteit van Łódź. Advocatenkantoren dringen er bij multinationals op aan om alle studentmedewerkers te controleren, contracten te herzien en onboarding-checklists bij te werken vóór 30 juni.
In de praktijk zullen bedrijven die sterk afhankelijk zijn van grote groepen studenten – zoals winkelketens, logistieke hubs nabij de luchthavens van Warschau en Wrocław, en shared-servicecentra – mogelijk moeten overstappen op andere soorten vergunningen of tijdelijke uitzendconstructies. Met een werkloosheid onder de 3 procent in de grote steden kan de jacht op geautoriseerde arbeidskrachten in de tweede helft van het jaar de loonkosten opdrijven. Buitenlandse investeerders doen er goed aan de komende richtlijnen van het MSWiA te volgen over hoe vaak de lijst wordt bijgewerkt en welke beroepsprocedures beschikbaar zijn voor uitgesloten scholen.
Bron: HRLaw.pl
