Od 1 maja 2026 roku wszystkie wnioski o belgijski „pozwolenie jednolite” (łączące prawo do pracy i pobytu) lub samodzielną kartę pracy muszą być składane online za pośrednictwem federalnego portalu Working in Belgium. Zmiana ta, potwierdzona 7 maja przez doradców ds. prawa pracy z CLB Group, kończy dotychczasową praktykę wysyłania dokumentów PDF e-mailem do trzech różnych władz regionalnych. W nowym systemie pracodawcy (lub ich dostawcy usług imigracyjnych) logują się za pomocą eID, Itsme lub EU-Login i bezpośrednio przesyłają dokumenty na portal. System automatycznie dzieli plik: regionalna służba migracyjna analizuje kwestie rynku pracy, a Federalny Urząd Imigracyjny rozpatruje część dotyczącą pobytu. Wnioskodawcy otrzymują powiadomienia o kolejnych etapach w swoim bezpiecznym e-Box i mogą pobrać decyzję o zatwierdzeniu natychmiast po zatwierdzeniu przez obie instytucje. Ponieważ prawo federalne stojące za portalem to „accord de coopération” między państwem federalnym a trzema regionami Belgii, obowiązek składania wniosków elektronicznie obowiązuje na terenie całego kraju. Tymczasowo z tego obowiązku zwolnione są tylko dwie kategorie – pozwolenia au-pair oraz dla duchownych, które nadal muszą być wysyłane e-mailem w Walonii. Wszystkie inne wnioski składane w formie papierowej lub e-mailem po 30 kwietnia będą odrzucane. Dla pracodawców natychmiastową korzyścią jest większa przejrzystość: śledzenie statusu w czasie rzeczywistym zastępuje dotychczasowy okres „ciszy”, gdy dokumenty zalegały w regionalnych skrzynkach. Władze obiecują też skrócenie czasu rozpatrywania wniosków, gdy personel w pełni przejdzie na nowy system zaplecza. Tymczasem firmy powinny uwzględnić okres nauki, zadbać o to, by dokumenty z apostille były skanowane w kolorze i w wysokiej rozdzielczości oraz – co najważniejsze – składać kompletne wnioski w jednym przesłaniu, ponieważ kolejne uzupełnienia powodują rozpoczęcie procesu od nowa. Międzynarodowe korporacje realizujące programy masowych delegacji powinny szybko przeanalizować swoje procedury. Zespoły HR bez belgijskich eID będą musiały wyznaczyć lokalnego przedstawiciela, a dostawcy usług globalnej mobilności powinni zaktualizować wzory pełnomocnictw, tak aby wyraźnie upoważniały do składania wniosków elektronicznych. Brak dostosowania może spowodować, że kluczowi pracownicy nie będą mogli rozpocząć pracy właśnie na początku letniego sezonu rekrutacyjnego.
Źródło: CLB Group News Alert
