बेल्जियम ने सभी वर्क परमिट और सिंगल परमिट आवेदन प्रक्रिया को पूरी तरह से डिजिटल कर दिया है।

1 मई 2026 से, बेल्जियम के ‘सिंगल परमिट’ (संयुक्त कार्य और आवास परमिट) या स्वतंत्र श्रम कार्ड के लिए सभी आवेदन केवल फेडरल वर्किंग इन बेल्जियम पोर्टल के माध्यम से ऑनलाइन ही किए जाएंगे। यह बदलाव, जिसे 7 मई को रोजगार कानून सलाहकार CLB ग्रुप ने पुष्टि की, लंबे समय से चली आ रही तीन अलग-अलग क्षेत्रीय प्राधिकरणों को PDF ईमेल करने की प्रक्रिया को समाप्त करता है। नए नियम के तहत, नियोक्ता (या उनके इमिग्रेशन प्रदाता) eID, Itsme या EU-Login के साथ लॉगिन कर सीधे पोर्टल पर आवश्यक दस्तावेज अपलोड करेंगे। सिस्टम स्वचालित रूप से फाइल को विभाजित करता है: क्षेत्रीय माइग्रेशन सेवा श्रम बाजार से संबंधित पहलुओं का विश्लेषण करती है, जबकि फेडरल इमिग्रेशन ऑफिस आवास संबंधी निर्णय लेता है। आवेदकों को उनके सुरक्षित e-Box में प्रगति की सूचनाएं मिलती हैं और दोनों प्राधिकरणों के अनुमोदन के साथ ही वे स्वीकृति पत्र डाउनलोड कर सकते हैं। चूंकि इस पोर्टल के पीछे का संघीय कानून फेडरल राज्य और बेल्जियम के तीन क्षेत्रों के बीच एक “सहयोग समझौता” है, इसलिए यह अनिवार्य ई-फाइलिंग पूरे देश में लागू होगी। केवल दो श्रेणियां—ऑ-पेयर परमिट और पादरी परमिट—अस्थायी रूप से छूट में हैं और वेलोनिया में अभी भी ईमेल के माध्यम से भेजे जाने चाहिए। 30 अप्रैल के बाद प्राप्त सभी अन्य कागजी या ईमेल फाइलिंग अस्वीकृत कर दी जाएंगी। नियोक्ताओं के लिए इसका तत्काल लाभ पारदर्शिता है: पारंपरिक ब्लैकआउट अवधि की जगह रियल-टाइम स्थिति ट्रैकिंग लेती है, जब फाइलें क्षेत्रीय इनबॉक्स में पड़ी रहती थीं। प्राधिकरण यह भी वादा कर रहे हैं कि कर्मचारियों के नए बैक-ऑफिस इंटरफेस में पूरी तरह संक्रमण के बाद प्रक्रिया समय कम होगा। इस बीच, कंपनियों को सीखने की अवधि को ध्यान में रखना चाहिए, सुनिश्चित करना चाहिए कि अपोस्टिल किए गए दस्तावेज उच्च गुणवत्ता में रंगीन स्कैन किए गए हों और सबसे महत्वपूर्ण, पूरी फाइल एक बार में अपलोड करें—बाद में की गई कोई भी अतिरिक्त फाइलिंग प्रक्रिया को फिर से शुरू कर देती है। उच्च मात्रा में असाइनमेंट प्रोग्राम चलाने वाली बहुराष्ट्रीय कंपनियों को अपने वर्कफ्लो का जल्दी ऑडिट करना चाहिए। जिन HR टीमों के पास बेल्जियम eID नहीं है, उन्हें स्थानीय प्रतिनिधि नियुक्त करना होगा, जबकि ग्लोबल मोबिलिटी प्रदाताओं को पावर ऑफ अटॉर्नी टेम्पलेट्स को अपडेट करना चाहिए ताकि वे डिजिटल फाइलिंग को स्पष्ट रूप से अधिकृत करें। अनुकूलन में विफलता से महत्वपूर्ण प्रतिभा को रोकना पड़ सकता है, खासकर जब गर्मियों की उच्च भर्ती अवधि शुरू हो रही हो।