Od 4 maja 2026 roku wszystkie wnioski o belgijskie zezwolenie na pracę — czy to krótkoterminowe pozwolenie B, jednolite zezwolenie, czy transfer wewnątrzkorporacyjny — muszą być składane wyłącznie za pośrednictwem federalnego portalu „Praca w Belgii”. Formularze PDF w wersji papierowej oraz zgłoszenia e-mailowe zostały wyłączone na mocy decyzji trzech regionalnych ministerstw pracy, a Brukselskie Ministerstwo Gospodarki i Zatrudnienia potwierdziło, że odrzuci wszelkie wnioski przesłane innymi kanałami. Ten krok kończy pięcioletni proces cyfryzacji, który rozpoczął się pilotażem w Flandrii w 2021 roku i stopniowo objął regiony Walonii i Brukseli. Pracodawcy logują się teraz za pomocą belgijskiej e-ID lub konta itsme®, przesyłają dokumenty firmowe i mogą śledzić status wniosków w czasie rzeczywistym. Według wstępnych danych ministerstwa, średni czas rozpatrzenia wniosków o pozwolenia dla wysoko wykwalifikowanych pracowników skrócił się z 10 do nieco poniżej 6 tygodni. Dla menedżerów ds. mobilności międzynarodowej zmiana ta eliminuje koszty przesyłek kurierskich i ryzyko zagubienia dokumentów, ale wymaga też dostosowania wewnętrznych procedur. Zespoły HR muszą zadbać, by pełnomocnictwa i projekty umów były gotowe w formacie elektronicznym przed rozpoczęciem sesji na portalu (system wylogowuje po 30 minutach bezczynności). Wieloskładnikowa autoryzacja może być wykonana tylko przez belgijskiego przedstawiciela prawnego, więc zagraniczne centrale mogą potrzebować przyznać lokalnym pracownikom dodatkowe uprawnienia. Praktyczne wskazówki: zaplanuj więcej czasu na realizację wniosków, zwłaszcza na początku, gdy liczba nowych użytkowników wzrośnie; zachęcaj delegowanych pracowników do założenia konta e-Box, ponieważ decyzje o pozwoleniach będą dostarczane wyłącznie elektronicznie; oraz przypominaj menedżerom, że wszelkie zmiany po złożeniu wniosku wymagają złożenia nowego pliku. W dłuższej perspektywie urzędnicy zapowiadają integrację portalu z modułem zezwoleń na pobyt Urzędu Imigracyjnego, co pozwoli na jednokrotne składanie wniosków i może skrócić całkowity czas realizacji delegacji nawet o kolejne 30%.
