Vanaf 1 mei 2026 moeten alle aanvragen voor een Belgische ‘single permit’ (gecombineerde werk- en verblijfsvergunning) of een afzonderlijke arbeidskaart online worden ingediend via het federale portaal Working in Belgium. Deze wijziging, bevestigd op 7 mei door arbeidsrechtadviseurs CLB Group, beëindigt de oude praktijk van het per e-mail versturen van PDF’s naar drie verschillende regionale instanties. Onder het nieuwe systeem loggen werkgevers (of hun immigratieadviseurs) in met een eID, Itsme of EU-Login en laden zij de ondersteunende documenten rechtstreeks op het portaal. Het systeem verdeelt het dossier automatisch: de regionale migratiedienst beoordeelt de arbeidsmarktcomponent, terwijl het Federaal Migratiecentrum beslist over het verblijfsaspect. Aanvragers ontvangen meldingen over de voortgang in hun beveiligde e-Box en kunnen de goedkeuringsbrief downloaden zodra beide instanties akkoord zijn. Omdat de federale wet achter het portaal een “accord de coopération” is tussen de federale overheid en de drie Belgische regio’s, geldt de verplichte elektronische indiening in het hele land. Alleen twee categorieën – au-pairvergunningen en vergunningen voor geestelijken – zijn tijdelijk vrijgesteld en moeten in Wallonië nog per e-mail worden ingediend. Alle papieren of per e-mail ingediende dossiers na 30 april worden geweigerd. Voor werkgevers betekent dit vooral meer transparantie: realtime statusupdates vervangen de traditionele ‘blackout’-periode waarin dossiers in regionale inboxen bleven liggen. De autoriteiten beloven ook kortere verwerkingstijden zodra het personeel volledig is overgestapt op de nieuwe backoffice-interface. Ondertussen wordt bedrijven aangeraden rekening te houden met een leercurve, apostille-documenten in kleur en hoge resolutie te scannen en vooral complete dossiers in één keer te uploaden – latere aanvullingen starten de klok opnieuw. Multinationals met veel uitzendingen doen er goed aan hun workflows snel te evalueren. HR-teams zonder Belgische eID moeten een lokaal vertegenwoordiger aanstellen, terwijl global mobility-dienstverleners hun volmachtmodellen moeten aanpassen zodat digitale indiening expliciet wordt toegestaan. Wie zich niet aanpast, riskeert dat belangrijk talent niet op tijd kan starten, juist nu het drukke zomer-aanwervingsseizoen begint.
Bron: CLB Group News Alert
