Ab dem 1. Mai 2026 müssen alle Anträge auf eine belgische „Single Permit“ (kombinierte Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis) oder eine eigenständige Arbeitskarte online über das bundesweite Portal „Working in Belgium“ eingereicht werden. Diese Änderung, die am 7. Mai von den Arbeitsrechtsexperten der CLB Group bestätigt wurde, beendet die bisherige Praxis, PDFs per E-Mail an drei verschiedene regionale Behörden zu senden.
Im neuen Verfahren melden sich Arbeitgeber (oder deren Migrationsdienstleister) mit eID, Itsme oder EU-Login an und laden die erforderlichen Unterlagen direkt im Portal hoch. Das System teilt die Akte automatisch auf: Der regionale Migrationsdienst prüft die arbeitsmarktbezogenen Aspekte, während das Bundesamt für Migration über den Aufenthalt entscheidet. Antragsteller erhalten Meilenstein-Benachrichtigungen in ihrer sicheren e-Box und können das Genehmigungsschreiben sofort herunterladen, sobald beide Behörden zugestimmt haben.
Da das zugrundeliegende Bundesgesetz ein „accord de coopération“ zwischen dem Bund und den drei belgischen Regionen ist, gilt die verpflichtende Online-Einreichung landesweit. Nur zwei Kategorien – Au-pair-Visa und Visa für Geistliche – sind vorübergehend ausgenommen und müssen in Wallonien weiterhin per E-Mail eingereicht werden. Alle anderen Papier- oder E-Mail-Anträge, die nach dem 30. April eingehen, werden abgelehnt.
![Belgien stellt alle Anträge für Arbeitserlaubnisse und Einzelerlaubnisse vollständig auf digitale Verfahren um]()
Für Arbeitgeber bringt die Umstellung vor allem mehr Transparenz: Die bisherige „Blackout“-Phase, in der Akten in regionalen Postfächern lagen, wird durch eine Echtzeit-Statusverfolgung ersetzt. Die Behörden versprechen zudem kürzere Bearbeitungszeiten, sobald das Personal vollständig auf die neue Backoffice-Oberfläche umgestellt ist.
Unternehmen sollten jedoch eine Einarbeitungszeit einplanen, darauf achten, dass apostillierte Dokumente farbig und in hoher Auflösung eingescannt werden, und vor allem vollständige Anträge in einem einzigen Upload einreichen – nachträgliche Ergänzungen setzen die Bearbeitungszeit zurück. Multinationale Unternehmen mit umfangreichen Entsendungsprogrammen sollten ihre Abläufe schnell überprüfen. HR-Teams ohne belgische eID müssen einen lokal ansässigen Vertreter bevollmächtigen, während globale Mobilitätsdienstleister ihre Vollmachtsvorlagen aktualisieren sollten, um die digitale Einreichung ausdrücklich zu erlauben.
Wer sich nicht anpasst, riskiert, dass wichtige Talente gerade zum Beginn der sommerlichen Hochsaison bei der Personalbeschaffung blockiert werden.
Im neuen Verfahren melden sich Arbeitgeber (oder deren Migrationsdienstleister) mit eID, Itsme oder EU-Login an und laden die erforderlichen Unterlagen direkt im Portal hoch. Das System teilt die Akte automatisch auf: Der regionale Migrationsdienst prüft die arbeitsmarktbezogenen Aspekte, während das Bundesamt für Migration über den Aufenthalt entscheidet. Antragsteller erhalten Meilenstein-Benachrichtigungen in ihrer sicheren e-Box und können das Genehmigungsschreiben sofort herunterladen, sobald beide Behörden zugestimmt haben.
Da das zugrundeliegende Bundesgesetz ein „accord de coopération“ zwischen dem Bund und den drei belgischen Regionen ist, gilt die verpflichtende Online-Einreichung landesweit. Nur zwei Kategorien – Au-pair-Visa und Visa für Geistliche – sind vorübergehend ausgenommen und müssen in Wallonien weiterhin per E-Mail eingereicht werden. Alle anderen Papier- oder E-Mail-Anträge, die nach dem 30. April eingehen, werden abgelehnt.
Für Arbeitgeber bringt die Umstellung vor allem mehr Transparenz: Die bisherige „Blackout“-Phase, in der Akten in regionalen Postfächern lagen, wird durch eine Echtzeit-Statusverfolgung ersetzt. Die Behörden versprechen zudem kürzere Bearbeitungszeiten, sobald das Personal vollständig auf die neue Backoffice-Oberfläche umgestellt ist.
Unternehmen sollten jedoch eine Einarbeitungszeit einplanen, darauf achten, dass apostillierte Dokumente farbig und in hoher Auflösung eingescannt werden, und vor allem vollständige Anträge in einem einzigen Upload einreichen – nachträgliche Ergänzungen setzen die Bearbeitungszeit zurück. Multinationale Unternehmen mit umfangreichen Entsendungsprogrammen sollten ihre Abläufe schnell überprüfen. HR-Teams ohne belgische eID müssen einen lokal ansässigen Vertreter bevollmächtigen, während globale Mobilitätsdienstleister ihre Vollmachtsvorlagen aktualisieren sollten, um die digitale Einreichung ausdrücklich zu erlauben.
Wer sich nicht anpasst, riskiert, dass wichtige Talente gerade zum Beginn der sommerlichen Hochsaison bei der Personalbeschaffung blockiert werden.
Quelle: CLB Group News Alert
