Nowa zasada podpisu USCIS zaostrza kontrolę nad dokumentami imigracyjnymi przed wejściem w życie 10 lipca

Fala alertów dla klientów 11 czerwca przypomniała pracodawcom, że tymczasowe rozporządzenie Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego „Podpisy na wnioskach o świadczenia imigracyjne” wejdzie w życie 10 lipca 2026 roku. Choć przepis został opublikowany w Federal Register 11 maja, zbliżający się termin wywołał w ciągu ostatnich 24 godzin wzmożoną aktywność w zakresie zgodności, gdy kancelarie prawne rozsyłają listy kontrolne i zaproszenia na webinary. Kluczowy zapis: urzędnicy USCIS mogą odrzucić – a nawet unieważnić po przyjęciu – każdy wniosek o świadczenie, który nie będzie opatrzony ważnym podpisem. Akceptowane są podpisy „mokre” w formie kserokopii lub skanów, ale USCIS może później zażądać oryginałów na papierze i zatrzymać opłaty, jeśli podpis zostanie uznany za nieważny po przyjęciu dokumentów. Dlaczego to ważne: pracodawcy przyzwyczajeni do ostatniej chwili wysyłek FedEx lub obejść z podpisami elektronicznymi na formularzach I-129 (H-1B, L-1, O-1), I-140 (petycje imigracyjne) czy I-485 (wnioski o zieloną kartę) muszą teraz wprowadzić surowsze procedury kontroli dokumentów. Jeden brakujący element podpisu lub nieuprawniona osoba podpisująca może unieważnić wnioski o przyspieszone rozpatrzenie, spowodować przerwy w statusie i wymusić kosztowne ponowne składanie dokumentów. Najlepsze praktyki z briefingów prawnych to m.in. prowadzenie bibliotek wzorów podpisów upoważnionych osób, stosowanie bezpiecznych ścieżek audytu w stylu DocuSign tam, gdzie dozwolone są podpisy elektroniczne, oraz oznaczanie wszelkich „tymczasowych” wniosków do natychmiastowego uzupełnienia oryginałami. Cudzoziemcy składający samodzielne petycje – np. w sprawach EB-1A czy NIW – powinni zachować potwierdzenia przesyłek kurierskich jako dowód terminowego podpisu na wypadek, gdy USCIS zażąda oryginałów nawet po kilku miesiącach. Co zrobić przed 10 lipca: (1) przeprowadzić audyt wszystkich projektów i niedawno złożonych spraw pod kątem zgodności podpisów; (2) zaktualizować korporacyjne uchwały delegujące uprawnienia, aby tylko upoważnione osoby podpisywały formularze imigracyjne; (3) przeszkolić koordynatorów HR w zakresie nowych punktów ryzyka odrzucenia, by uniknąć zakłóceń w przydziałach pracowniczych.