Francuski przewoźnik kolejowy SNCF Voyageurs wprowadził nowy system fakturowania korporacyjnego, który może usprawnić zarządzanie wydatkami dla tysięcy pracowników korzystających z szybkich pociągów TGV. Od 15 września pasażerowie, którzy podczas rezerwacji wpiszą kod firmowy (FCE) i zidentyfikują się jako podróżujący służbowo, automatycznie otrzymają elektroniczną fakturę przesłaną za pośrednictwem certyfikowanych platform e-fakturowania we Francji, w ciągu 48 godzin od zakupu biletu. Zmiana ta wpisuje się w ogólnokrajowy obowiązek e-fakturowania dla podmiotów zarejestrowanych do VAT i umożliwia automatyczne stosowanie zniżek korporacyjnych zgodnie z obowiązującymi umowami „Contrat Pro”. Podróżni, którzy nie podadzą kodu FCE, otrzymają standardowe paragony, jednak firmy posiadające umowy portalowe i tak ostatecznie dostaną fakturę, co zapewnia zgodność podatkową. Dla zespołów zajmujących się mobilnością i rozliczaniem podróży korzyści to m.in. zmniejszenie ręcznego zbierania paragonów, szybszy zwrot VAT oraz uproszczenie alokacji kosztów między różne centra kosztów. Dział HR powinien jednak upewnić się, że ekspatrianci korzystający z zagranicznych kart firmowych mają aktywny kod FCE; w przeciwnym razie faktury będą wystawiane na nazwiska prywatne, co utrudni zwroty kosztów. Baza danych FCE umożliwia edycje w czasie rzeczywistym, pozwalając firmom aktualizować numery VAT czy adresy rozliczeniowe wraz ze zmianami w strukturze organizacyjnej. SNCF informuje, że noty kredytowe i poprawione faktury będą generowane automatycznie w przypadku modyfikacji biletu po zakupie – co jest częste w przypadku konsultantów podróżujących elastycznie. Biorąc pod uwagę dominującą pozycję TGV na krajowych trasach głównych, ten krok wyrównuje standardy kolei z liniami lotniczymi, które już wystawiają zgodne z przepisami e-faktury, eliminując długoletnią lukę w procesach rozliczania podróży służbowych we Francji.
Źródło: SNCF Voyageurs
