ผู้ให้บริการรถไฟฝรั่งเศส SNCF Voyageurs ได้เปิดตัวระบบออกใบแจ้งหนี้สำหรับองค์กรรูปแบบใหม่ ที่จะช่วยให้งานบริหารค่าใช้จ่ายของพนักงานที่เดินทางด้วยรถไฟความเร็วสูง TGV ง่ายขึ้น ตั้งแต่วันที่ 15 กันยายนนี้ ผู้โดยสารที่ระบุว่าเป็นนักธุรกิจโดยกรอกรหัสบริษัท (FCE) ขณะจองตั๋ว จะได้รับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ผ่านแพลตฟอร์ม e-invoicing ที่ได้รับการรับรองในฝรั่งเศส ภายใน 48 ชั่วโมงหลังจากซื้อบัตร ระบบใหม่นี้สอดคล้องกับข้อบังคับ e-invoicing ทั่วประเทศสำหรับนิติบุคคลที่จดทะเบียน VAT และยังช่วยให้ส่วนลดราคาพิเศษตามสัญญา ‘Contrat Pro’ ถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติ ผู้เดินทางที่ไม่กรอก FCE จะได้รับใบเสร็จแบบปกติ แต่บริษัทที่มีสัญญาผ่านพอร์ทัลจะได้รับใบแจ้งหนี้ในภายหลัง เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางภาษี สำหรับทีมงานด้านการเดินทางและบริหารค่าใช้จ่าย ระบบนี้ช่วยลดงานเก็บใบเสร็จด้วยมือ เร่งกระบวนการคืน VAT และทำให้การจัดสรรค่าใช้จ่ายระหว่างศูนย์ต้นทุนง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานต่างชาติที่ใช้บัตรเครดิตองค์กรต่างประเทศ มีการกรอก FCE อย่างถูกต้อง มิฉะนั้นใบแจ้งหนี้จะออกในชื่อบุคคลธรรมดา ทำให้การเบิกจ่ายยุ่งยาก ฐานข้อมูล FCE รองรับการแก้ไขข้อมูลแบบเรียลไทม์ ช่วยให้บริษัทสามารถอัปเดตเลข VAT หรือที่อยู่สำหรับออกใบแจ้งหนี้ได้ตามการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กร SNCF ระบุว่าใบลดหนี้และใบแจ้งหนี้แก้ไขจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติหากมีการเปลี่ยนแปลงตั๋วหลังการซื้อ ซึ่งเป็นเรื่องปกติสำหรับที่ปรึกษาที่มีแผนการเดินทางยืดหยุ่น ด้วยความโดดเด่นของ TGV ในเส้นทางหลักภายในประเทศ การเปลี่ยนแปลงนี้ทำให้ระบบรถไฟสอดคล้องกับสายการบินที่ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ตามกฎหมายแล้ว ปิดช่องว่างที่มีมานานในกระบวนการบริหารค่าใช้จ่ายการเดินทางของฝรั่งเศส
แหล่งที่มา: SNCF Voyageurs
