Der französische Bahnbetreiber SNCF Voyageurs hat ein neues Abrechnungsverfahren für Unternehmen eingeführt, das die Spesenverwaltung für Tausende von Geschäftsreisenden, die auf die Hochgeschwindigkeitszüge TGV angewiesen sind, erheblich vereinfachen könnte. Ab dem 15. September erhalten Passagiere, die sich bei der Buchung als Geschäftsreisende ausweisen, indem sie einen Firmen-Code (FCE) eingeben, automatisch eine elektronische Rechnung, die innerhalb von 48 Stunden über die zertifizierten E-Rechnungsplattformen Frankreichs versendet wird. Diese Neuerung steht im Einklang mit der landesweiten E-Rechnungspflicht für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen und ermöglicht die automatische Anwendung von Firmenrabatten gemäß den bestehenden „Contrat Pro“-Vereinbarungen. Reisende, die den FCE nicht angeben, erhalten weiterhin Standardbelege, doch Unternehmen mit Portalverträgen bekommen letztlich dennoch eine Rechnung, was die steuerliche Compliance sicherstellt. Für Mobilitäts- und Reisekosten-Teams ergeben sich Vorteile wie weniger manuelle Belegsammlung, schnellere Vorsteuererstattung und eine vereinfachte Kostenverteilung auf Kostenstellen. Die Personalabteilung sollte jedoch sicherstellen, dass Expatriates mit ausländischen Firmenkreditkarten einen aktiven FCE besitzen, da sonst die Rechnungen auf persönliche Namen ausgestellt werden, was die Erstattung erschwert. Die FCE-Datenbank erlaubt Echtzeit-Änderungen, sodass Unternehmen Umsatzsteuer-IDs oder Rechnungsadressen bei organisatorischen Änderungen aktualisieren können. Die SNCF weist darauf hin, dass Gutschriften und geänderte Rechnungen automatisch erstellt werden, wenn ein Ticket nach dem Kauf geändert wird – ein häufiger Fall bei Beratern mit flexiblen Reiseplänen. Angesichts der Dominanz des TGV auf nationalen Hauptstrecken bringt diese Maßnahme die Bahn auf Augenhöhe mit Fluggesellschaften, die bereits konforme E-Rechnungen ausstellen, und schließt damit eine langjährige Lücke im französischen Reisekostenmanagement.
Quelle: SNCF Voyageurs
