Nhà điều hành đường sắt Pháp SNCF Voyageurs vừa triển khai chế độ lập hóa đơn doanh nghiệp mới, giúp đơn giản hóa việc quản lý chi phí cho hàng nghìn nhân viên công tác sử dụng dịch vụ tàu cao tốc TGV. Từ ngày 15 tháng 9, hành khách khai báo là người đi công tác bằng cách nhập Mã Công Ty (FCE) khi đặt vé sẽ tự động nhận hóa đơn điện tử qua các nền tảng lập hóa đơn điện tử được chứng nhận tại Pháp trong vòng 48 giờ sau khi mua vé. Thay đổi này phù hợp với quy định bắt buộc lập hóa đơn điện tử trên toàn quốc dành cho các tổ chức đăng ký VAT và tự động áp dụng mức giá ưu đãi doanh nghiệp theo các hợp đồng ‘Contrat Pro’ hiện có. Những hành khách không nhập FCE vẫn sẽ nhận được biên lai thông thường, nhưng các công ty có hợp đồng qua cổng sẽ vẫn nhận hóa đơn để đảm bảo tuân thủ pháp lý. Đối với các bộ phận quản lý di chuyển và chi phí công tác, lợi ích bao gồm giảm thiểu thu thập biên lai thủ công, rút ngắn thời gian hoàn thuế VAT và đơn giản hóa phân bổ chi phí theo từng bộ phận. Tuy nhiên, phòng nhân sự cần xác nhận rằng nhân viên nước ngoài sử dụng thẻ công ty nước ngoài có mã FCE hợp lệ; nếu không, hóa đơn sẽ được lập theo tên cá nhân, gây khó khăn trong việc hoàn trả chi phí. Cơ sở dữ liệu FCE hỗ trợ chỉnh sửa theo thời gian thực, cho phép các công ty cập nhật mã số VAT hoặc địa chỉ thanh toán khi cơ cấu tổ chức thay đổi. SNCF cũng lưu ý rằng các phiếu tín dụng và hóa đơn điều chỉnh sẽ được tạo tự động nếu vé bị thay đổi sau khi mua – điều thường gặp với các tư vấn viên có lịch trình linh hoạt. Với vị thế thống lĩnh các tuyến chính nội địa của TGV, động thái này giúp ngành đường sắt bắt kịp các hãng hàng không đã phát hành hóa đơn điện tử hợp chuẩn, khép lại khoảng trống lâu nay trong quy trình quản lý chi phí công tác tại Pháp.
Nguồn: SNCF Voyageurs
