Finland wprowadza cyfryzację zaświadczeń A1 dla pracowników delegowanych

W poście na blogu opublikowanym 5 października, Fińskie Centrum Emerytalne (ETK) potwierdziło, że Helsinki popierają plan Komisji Europejskiej, aby wprowadzić certyfikat A1 — potwierdzający, że pracownik mobilny pozostaje objęty systemem zabezpieczenia społecznego swojego kraju — do nadchodzącego cyfrowego portfela tożsamości UE. Komisja chce, aby e-certyfikat był dostępny już rok po wejściu w życie odpowiedniego rozporządzenia, co ETK określa jako „ambitne, ale wykonalne”. Dla pracodawców delegujących pracowników z Finlandii do innych państw UE/EOG zmiana ta oznacza znaczne ograniczenie formalności. Obecnie zespoły HR często czekają tygodniami na papierowy certyfikat A1 (lub PDF przesłany e-mailem), który musi towarzyszyć pracownikowi podczas przekraczania granic lub kontroli pracy. Gdy dokument zostanie umieszczony w bezpiecznym kodzie QR w aplikacji portfela UE, władze innego państwa członkowskiego będą mogły go natychmiast zweryfikować, co zmniejszy ryzyko kar finansowych lub zamknięcia miejsca pracy. ETK informuje, że prace techniczne prowadzone są już we współpracy z Agencją ds. Cyfrowych i Danych Ludnościowych. Największym wyzwaniem jest interoperacyjność systemów zaplecza z istniejącymi bazami danych emerytalnych z początku lat 2000. Pilotaż z firmą budowlaną YIT oraz gigantem usług IT TietoEvry przetestuje wydawanie certyfikatów na żywo na początku 2027 roku. Wnioski z tego projektu posłużą do krajowego wdrożenia, planowanego na trzeci kwartał 2027 dla sektora prywatnego oraz pierwszy kwartał 2028 dla sektora publicznego. Prawnicy pracy ostrzegają, że cyfrowa zmiana nie zwalnia z obowiązku przestrzegania przepisów: firmy nadal muszą udowodnić, że progi płacowe, zasady czasu pracy i polityka zwrotu kosztów podróży spełniają standardy kraju przyjmującego. Jednak usprawnione przetwarzanie certyfikatów A1 powinno pomóc Finlandii osiągnąć cel podwojenia wymiany ekspertów za granicą do 2030 roku, co jest częścią rządowej strategii Talent Boost. Praktyczna wskazówka: menedżerowie ds. mobilności powinni uwzględnić integrację portfela cyfrowego w swoich procesach delegowania oraz przygotować się na aktualizację informacji o ochronie prywatności pracowników, ponieważ cyfrowy certyfikat będzie zawierał dane osobowe, które mogą być dostępne za granicą. Dostawcy platform Global Mobility Management (GMM) już pracują nad interfejsami API, które pozwolą na bezpośrednie pobieranie statusu A1 do paneli zarządzania delegacjami.