Finnland geht bei der Digitalisierung von A1-Sozialbescheinigungen für entsandte Arbeitnehmer voran

In einem Blogbeitrag vom 5. Oktober bestätigte das Finnische Zentrum für Renten (ETK), dass Helsinki den Plan der Europäischen Kommission unterstützt, das A1-Zertifikat – das nachweist, dass ein mobiler Arbeitnehmer weiterhin im Sozialversicherungssystem seines Heimatlandes versichert ist – in die kommende EU-Digitalidentitäts-Wallet zu integrieren. Die Kommission strebt an, das elektronische Zertifikat bereits ein Jahr nach Inkrafttreten der entsprechenden Verordnung einzuführen, einen Zeitplan, den das ETK als „ambitioniert, aber machbar“ bezeichnet.

Für Arbeitgeber, die Mitarbeiter aus Finnland in andere EU-/EWR-Staaten entsenden, bedeutet die Änderung eine erhebliche Reduzierung des Papieraufwands. Bisher warten Personalabteilungen oft wochenlang auf ein Papier-A1 (oder ein PDF per E-Mail), das der Entsandte bei Grenzübertritten oder Arbeitskontrollen mitführen muss. Sobald das Dokument als sicherer QR-Code in einer EU-Wallet-App hinterlegt ist, können Behörden in anderen Mitgliedstaaten es sofort verifizieren, was das Risiko von Bußgeldern oder Betriebsschließungen verringert.



Das ETK berichtet, dass die technische Abstimmung mit der Digital- und Bevölkerungsdatenbehörde bereits läuft. Die größte Herausforderung liegt in der Backend-Interoperabilität mit den Rentendatenbanken, die Anfang der 2000er Jahre entwickelt wurden. Ein Pilotprojekt mit dem Bauunternehmen YIT und dem IT-Dienstleister TietoEvry soll die Live-Ausstellung Anfang 2027 testen. Die Erkenntnisse aus diesem Testlauf fließen in eine nationale Einführung ein, die für das dritte Quartal 2027 im Privatsektor und das erste Quartal 2028 im öffentlichen Sektor geplant ist.

Arbeitsrechtler warnen, dass die digitale Umstellung die Einhaltung der Vorschriften nicht erleichtert: Unternehmen müssen weiterhin nachweisen, dass Gehaltsgrenzen, Arbeitszeitregelungen und Reisekostenrichtlinien den Standards des Gastlandes entsprechen. Dennoch sollte die reibungslosere A1-Abwicklung Finnland dabei helfen, das Ziel zu erreichen, den Austausch von Fachkräften bis 2030 zu verdoppeln – ein zentraler Bestandteil der Talent-Boost-Strategie der Regierung.

Praktischer Tipp: Mobility-Manager sollten die Integration der Wallet in ihre Entsendungsprozesse einplanen und bereit sein, die Datenschutzinformationen für Mitarbeiter zu aktualisieren, da das digitale Zertifikat persönliche Identifikationsmerkmale enthält, die im Ausland abgerufen werden können. Anbieter von Global Mobility Management (GMM)-Plattformen arbeiten bereits an APIs, um den A1-Status direkt in die Entsendungs-Dashboards zu integrieren.