Ba vùng của Bỉ đã tiến một bước quyết định hướng tới số hóa hoàn toàn việc quản lý hồ sơ nhập cư. Trong một thông cáo chung phát hành ngày 17 tháng 4 năm 2026, Văn phòng Nhập cư Liên bang và các dịch vụ việc làm vùng (VDAB, Actiris và Forem) xác nhận rằng, kể từ ngày 1 tháng 5 năm 2026, tất cả các yêu cầu cấp Giấy phép Lao động Ngắn hạn (travailleurs temporaires de courte durée / kort verblijf) và Giấy phép Chuyên biệt cho người lao động biên giới hàng ngày phải được nộp duy nhất qua cổng trực tuyến an toàn ‘Làm việc tại Bỉ’. Việc gửi hồ sơ qua email — vốn vẫn được các bộ phận nhân sự và nhà cung cấp dịch vụ di trú sử dụng rộng rãi — sẽ bị ngừng hoạt động tại Flanders và Vùng Thủ đô Brussels cùng ngày, trong khi Wallonia sẽ duy trì kênh email dự phòng đến ngày 31 tháng 8 để hỗ trợ quá trình chuyển đổi.
Việc chuyển đổi số này nhằm giải quyết hai vấn đề tồn đọng lâu nay: thời gian xử lý không minh bạch và tiêu chuẩn tài liệu không đồng nhất. Theo hệ thống mới, nhà tuyển dụng phải xác thực bằng chứng minh thư điện tử (eID) hoặc ID di động ITSME của Bỉ trước khi có thể tải lên hồ sơ, ký ủy quyền cho luật sư bên ngoài và theo dõi trạng thái cập nhật theo thời gian thực. Nền tảng cũng tự động đối chiếu dữ liệu với cơ sở dữ liệu an sinh xã hội quốc gia, giảm thiểu các yêu cầu bổ sung và rút ngắn thời gian xử lý trung bình từ sáu tuần xuống còn dự kiến ba tuần, theo Văn phòng Nhập cư.
![Bỉ bắt buộc nộp đơn xin giấy phép làm việc ngắn hạn và giấy phép đi lại chỉ qua hình thức kỹ thuật số từ ngày 1 tháng 5 năm 2026]()
Đối với các công ty phụ thuộc vào nhân sự theo mùa vụ hoặc dự án — như kỹ thuật viên phòng sạch dược phẩm từ Hà Lan hay kỹ sư Đức lắp đặt hộp số tua-bin gió — việc bỏ lỡ hạn chót 1 tháng 5 có thể gây thiệt hại lớn. Các phòng nhân sự được khuyên nên tạo các hồ sơ thử nghiệm nội bộ trong tuần này để kiểm tra quy trình làm việc, đảm bảo các bản quét không vượt quá giới hạn 10 MB định dạng PDF, và hoàn tất ủy quyền điện tử cho các nhà cung cấp bên thứ ba. Các nhà tuyển dụng nhỏ không có hệ thống quản lý nhân sự (HRIS) sẽ phải dựa vào giao diện miễn phí ‘CSAM’ của chính phủ, vốn có độ khó học cao hơn.
Người lao động biên giới, với khoảng 48.000 lượt di chuyển hàng ngày giữa Bỉ, Pháp, Hà Lan và Luxembourg, sẽ chịu ảnh hưởng trực tiếp nhất. Từ tháng 5 trở đi, họ sẽ phải tự nộp hồ sơ gia hạn nếu nhà tuyển dụng không có chứng thực eID Bỉ — tình huống phổ biến ở các công ty mẹ tại Luxembourg. Văn phòng Nhập cư cho biết sẽ phát hành các video hướng dẫn đa ngôn ngữ vào tuần tới, nhưng khuyên người đi lại nên giữ ảnh chụp màn hình biên nhận điện tử làm bằng chứng nộp hồ sơ trong những tháng đầu tiên.
Đối với các quản lý di chuyển nhân sự, bước đi này củng cố xu hướng rộng hơn ở châu Âu: các cơ quan vùng đang đẩy nhanh quá trình chuyển từ email và PDF sang các cổng web có cấu trúc trước khi định dạng visa và cư trú kỹ thuật số của EU được áp dụng vào năm tới. Các tập đoàn có trung tâm nhân tài tại Brussels và Antwerp nên rà soát lại danh sách kiểm tra tuyển dụng ngay từ bây giờ; nếu không thích nghi kịp, có thể làm chậm tiến độ các dự án khách hàng quan trọng đúng lúc châu Âu bước vào giai đoạn tăng trưởng hậu đại dịch.
Việc chuyển đổi số này nhằm giải quyết hai vấn đề tồn đọng lâu nay: thời gian xử lý không minh bạch và tiêu chuẩn tài liệu không đồng nhất. Theo hệ thống mới, nhà tuyển dụng phải xác thực bằng chứng minh thư điện tử (eID) hoặc ID di động ITSME của Bỉ trước khi có thể tải lên hồ sơ, ký ủy quyền cho luật sư bên ngoài và theo dõi trạng thái cập nhật theo thời gian thực. Nền tảng cũng tự động đối chiếu dữ liệu với cơ sở dữ liệu an sinh xã hội quốc gia, giảm thiểu các yêu cầu bổ sung và rút ngắn thời gian xử lý trung bình từ sáu tuần xuống còn dự kiến ba tuần, theo Văn phòng Nhập cư.
Đối với các công ty phụ thuộc vào nhân sự theo mùa vụ hoặc dự án — như kỹ thuật viên phòng sạch dược phẩm từ Hà Lan hay kỹ sư Đức lắp đặt hộp số tua-bin gió — việc bỏ lỡ hạn chót 1 tháng 5 có thể gây thiệt hại lớn. Các phòng nhân sự được khuyên nên tạo các hồ sơ thử nghiệm nội bộ trong tuần này để kiểm tra quy trình làm việc, đảm bảo các bản quét không vượt quá giới hạn 10 MB định dạng PDF, và hoàn tất ủy quyền điện tử cho các nhà cung cấp bên thứ ba. Các nhà tuyển dụng nhỏ không có hệ thống quản lý nhân sự (HRIS) sẽ phải dựa vào giao diện miễn phí ‘CSAM’ của chính phủ, vốn có độ khó học cao hơn.
Người lao động biên giới, với khoảng 48.000 lượt di chuyển hàng ngày giữa Bỉ, Pháp, Hà Lan và Luxembourg, sẽ chịu ảnh hưởng trực tiếp nhất. Từ tháng 5 trở đi, họ sẽ phải tự nộp hồ sơ gia hạn nếu nhà tuyển dụng không có chứng thực eID Bỉ — tình huống phổ biến ở các công ty mẹ tại Luxembourg. Văn phòng Nhập cư cho biết sẽ phát hành các video hướng dẫn đa ngôn ngữ vào tuần tới, nhưng khuyên người đi lại nên giữ ảnh chụp màn hình biên nhận điện tử làm bằng chứng nộp hồ sơ trong những tháng đầu tiên.
Đối với các quản lý di chuyển nhân sự, bước đi này củng cố xu hướng rộng hơn ở châu Âu: các cơ quan vùng đang đẩy nhanh quá trình chuyển từ email và PDF sang các cổng web có cấu trúc trước khi định dạng visa và cư trú kỹ thuật số của EU được áp dụng vào năm tới. Các tập đoàn có trung tâm nhân tài tại Brussels và Antwerp nên rà soát lại danh sách kiểm tra tuyển dụng ngay từ bây giờ; nếu không thích nghi kịp, có thể làm chậm tiến độ các dự án khách hàng quan trọng đúng lúc châu Âu bước vào giai đoạn tăng trưởng hậu đại dịch.
Nguồn: VisasUpdate
