Il Belgio rende obbligatorie le domande digitali per permessi di lavoro a orario ridotto e per pendolari dal 1° maggio 2026

Le tre regioni del Belgio hanno compiuto un passo decisivo verso la completa digitalizzazione della gestione dei casi di immigrazione. In un comunicato congiunto pubblicato il 17 aprile 2026, l'Ufficio Federale per l'Immigrazione e i servizi regionali per l'impiego (VDAB, Actiris e Forem) hanno confermato che, a partire dal 1° maggio 2026, tutte le richieste per il Permesso di Lavoro Breve (travailleurs temporaires de courte durée / kort verblijf) e per il Permesso Specializzato per i frontalieri, utilizzato dai lavoratori transfrontalieri giornalieri, dovranno essere presentate esclusivamente tramite il portale online sicuro ‘Working in Belgium’. L’invio tramite e-mail — ancora ampiamente utilizzato dai team HR e dai fornitori di servizi di relocation — sarà disattivato nelle Fiandre e nella Regione di Bruxelles-Capitale dalla stessa data, mentre la Vallonia manterrà un canale di backup via e-mail fino al 31 agosto per facilitare la transizione.

Il passaggio al digitale mira a risolvere due problemi storici: tempi di elaborazione poco trasparenti e standard documentali incoerenti. Con il nuovo sistema, i datori di lavoro dovranno autenticarsi con la loro identità elettronica (eID) o con l’ID mobile ITSME belga prima di poter caricare i fascicoli, firmare mandati per avvocati esterni e monitorare gli aggiornamenti in tempo reale. La piattaforma verifica automaticamente i dati con il database nazionale della sicurezza sociale, riducendo le richieste di follow-up e abbassando i tempi medi di elaborazione da sei a tre settimane, secondo l’Ufficio Immigrazione.



Per le aziende che dipendono da personale stagionale o su progetto — come tecnici di clean-room farmaceutiche o ingegneri tedeschi che installano riduttori per turbine eoliche — non rispettare la scadenza del 1° maggio potrebbe risultare costoso. I reparti HR sono invitati a creare questa settimana file ‘dummy’ interni per testare i flussi di lavoro, assicurarsi che le scansioni rispettino il limite di 10 MB per PDF e organizzare i mandati elettronici per i fornitori terzi. I piccoli datori di lavoro senza un sistema HRIS dovranno affidarsi all’interfaccia gratuita ‘CSAM’ del governo, che presenta una curva di apprendimento più ripida.

I frontalieri, che rappresentano circa 48.000 spostamenti giornalieri tra Belgio, Francia, Paesi Bassi e Lussemburgo, saranno i più direttamente interessati. Da maggio in poi, dovranno presentare personalmente i rinnovi se il loro datore di lavoro non dispone delle credenziali eID belghe — una situazione comune tra le holding lussemburghesi. L’Ufficio Immigrazione annuncia la pubblicazione la prossima settimana di video tutorial multilingue, ma consiglia ai viaggiatori di conservare uno screenshot della ricevuta elettronica come prova di presentazione nei primi mesi.

Per i mobility manager, questa evoluzione conferma una tendenza europea più ampia: le autorità regionali stanno accelerando la transizione dai PDF via e-mail a portali web strutturati in vista dell’introduzione, prevista per il prossimo anno, del formato digitale UE per visti e permessi di soggiorno. Le aziende con hub di talenti a Bruxelles e Anversa dovrebbero rivedere subito le checklist di onboarding; il mancato adeguamento potrebbe ritardare progetti critici per i clienti proprio mentre l’Europa entra nella sua fase di crescita post-pandemica.