Cổng thông tin nhập cư MOS của Ba Lan sẽ ngừng hoạt động từ ngày 17 tháng 4 trước khi chuyển sang khai báo điện tử bắt buộc

Việc cải tổ kỹ thuật số được chờ đợi từ lâu của Ba Lan đối với hệ thống quản lý hồ sơ nhập cư đang bước vào giai đoạn cuối cùng. Trong thông báo phát hành muộn ngày 17 tháng 4, Quỹ Ocalenie—một tổ chức phi chính phủ hàng đầu hỗ trợ người nước ngoài—xác nhận phiên bản hiện tại của cổng Moduł Obsługi Spraw (MOS) của chính phủ sẽ ngừng hoạt động vào lúc 23:59 ngày 17 tháng 4. Nền tảng được thiết kế lại dự kiến ra mắt vào ngày 27 tháng 4, hoàn tất quá trình chuyển đổi sang nộp hồ sơ xin cư trú hoàn toàn điện tử. Từ ngày 27 tháng 4 năm 2026, tất cả các yêu cầu xin giấy phép cư trú tạm thời, giấy phép cư trú lâu dài và giấy phép cư trú dài hạn của EU sẽ phải được nộp trực tuyến qua MOS. Hồ sơ giấy sẽ không còn được chấp nhận, ngoại trừ một khoảng thời gian gia hạn hẹp kết thúc vào ngày 26 tháng 4. Người nộp đơn sẽ cần có hồ sơ điện tử tin cậy (Profil Zaufany) hoặc chữ ký điện tử đủ điều kiện để đăng nhập và ký các biểu mẫu. Bộ Nội vụ cho rằng việc số hóa toàn diện sẽ giảm bớt tồn đọng xử lý và nâng cao tính minh bạch, nhưng các cố vấn nhập cư cảnh báo người dùng lần đầu có thể gặp khó khăn trong việc xác minh danh tính và giới hạn tải tệp. Những người nước ngoài có thời gian cư trú hợp pháp hiện tại hết hạn trước ngày 27 tháng 4—hoặc trong khoảng hai tuần sau đó—được khuyến cáo nộp hồ sơ bản cứng ngay lập tức để tránh bị phạt vì cư trú trái phép. Quỹ Ocalenie đang tổ chức các phòng khám pháp lý khẩn cấp tại Warsaw và trực tuyến để hỗ trợ người di cư dễ bị tổn thương đáp ứng hạn chót. Các nhà tuyển dụng sử dụng lao động từ các quốc gia thứ ba cũng được yêu cầu kiểm tra hồ sơ nhân viên và đảm bảo các hồ sơ gia hạn đang chờ xử lý được nộp lại trực tuyến khi hệ thống mở cửa. Phiên bản MOS mới cũng sẽ giới thiệu thẻ cư trú CUKR, một giấy phép cư trú tạm thời đặc biệt dành riêng cho công dân Ukraine có số PESEL-UKR, bắt đầu từ ngày 4 tháng 5. Hồ sơ xin thẻ CUKR chỉ được chấp nhận qua MOS, khẳng định thông điệp của Warsaw rằng hồ sơ giấy đang trở thành ngoại lệ, không còn là quy chuẩn. Đối với các nhà quản lý di chuyển toàn cầu, những tác động thực tiễn là ngay lập tức: (1) các mẫu giấy ủy quyền giờ đây phải được ký bằng chữ ký điện tử đủ điều kiện; (2) đội ngũ nhân sự nên dự trù thêm thời gian cho việc tiếp nhận nhân viên trong tuần chuyển đổi; và (3) các công ty tài trợ cho số lượng lớn nhân viên Ukraine nên thử nghiệm cổng mới sớm để tránh bất ngờ vào phút chót. Việc không thích nghi có thể khiến cả người lao động và nhà tuyển dụng đối mặt với phạt vi phạm tình trạng cư trú và trong trường hợp nghiêm trọng, bị cấm nhập cảnh.