Pools immigratieportaal MOS gaat op 17 april offline voorafgaand aan verplichte overstap op digitale indiening

Polen staat op het punt een langverwachte digitale vernieuwing van zijn immigratiebeheersysteem af te ronden. In een bericht dat laat op 17 april werd gepubliceerd, bevestigde de Ocalenie Stichting—een toonaangevende ngo die buitenlandse ingezetenen ondersteunt—dat de huidige versie van het overheidsportaal Moduł Obsługi Spraw (MOS) op 17 april om 23:59 uur wordt uitgeschakeld. Een vernieuwd platform wordt op 27 april gelanceerd, waarmee de overgang naar volledig elektronische indiening van verblijfsaanvragen wordt afgerond. Vanaf 27 april 2026 moeten alle aanvragen voor tijdelijke verblijfsvergunningen, permanente verblijfsvergunningen en EU-langdurige verblijfsvergunningen online via MOS worden ingediend. Papieren aanvragen worden niet langer geaccepteerd, behalve in een beperkte overgangsperiode die eindigt op 26 april. Aanvragers hebben een vertrouwde e-identiteit (Profil Zaufany) of een andere gekwalificeerde elektronische handtekening nodig om in te loggen en formulieren te ondertekenen. Het ministerie van Binnenlandse Zaken stelt dat volledige digitalisering de achterstanden in de verwerking zal verminderen en de transparantie zal vergroten, maar immigratieadviseurs waarschuwen dat nieuwe gebruikers mogelijk problemen ondervinden bij identiteitsverificatie en het uploaden van bestanden. Buitenlanders van wie het huidige legale verblijf vóór 27 april verloopt—of binnen ongeveer twee weken daarna—worden dringend aangeraden om direct papieren aanvragen in te dienen om boetes wegens illegaal verblijf te voorkomen. De Ocalenie Stichting organiseert spoedjuridische hulp in Warschau en online om kwetsbare migranten te ondersteunen bij het halen van de deadline. Werkgevers die afhankelijk zijn van werknemers uit derde landen wordt eveneens geadviseerd om personeelsdocumenten te controleren en ervoor te zorgen dat lopende verlengingen opnieuw elektronisch worden ingediend zodra het systeem weer open is. De nieuwe MOS-versie introduceert ook de CUKR-verblijfskaart, een speciale tijdelijke verblijfsvergunning die vanaf 4 mei exclusief beschikbaar is voor Oekraïense burgers met een PESEL-UKR nummer. Aanvragen voor de CUKR-kaart worden alleen via MOS geaccepteerd, wat de boodschap van Warschau versterkt dat papieren documenten steeds meer uitzondering worden. Voor managers van wereldwijde mobiliteit zijn de praktische gevolgen direct voelbaar: (1) volmachten moeten voortaan met gekwalificeerde e-handtekeningen worden afgegeven; (2) HR-teams moeten extra tijd inplannen voor de onboarding van medewerkers tijdens de overgangsweek; en (3) bedrijven die grote groepen Oekraïense medewerkers sponsoren, doen er goed aan het nieuwe portaal vroegtijdig te testen om verrassingen op het laatste moment te voorkomen. Wie zich niet aanpast, loopt het risico op boetes wegens verlopen verblijfsstatus en in ernstige gevallen zelfs op inreisverboden.