Polens MOS-Einwanderungsportal wird am 17. April vor der verpflichtenden Umstellung auf elektronische Anträge offline gehen

Polens lang erwartete digitale Modernisierung des Fallmanagementsystems für Einwanderungsangelegenheiten geht in die Endphase. In einer Mitteilung vom 17. April bestätigte die Ocalenie-Stiftung – eine führende NGO, die ausländische Staatsangehörige unterstützt –, dass die aktuelle Version des staatlichen Portals Moduł Obsługi Spraw (MOS) am 17. April um 23:59 Uhr abgeschaltet wird. Die neu gestaltete Plattform soll am 27. April starten und den Übergang zur vollständig elektronischen Einreichung von Aufenthaltsanträgen abschließen. Ab dem 27. April 2026 müssen alle Anträge auf befristete Aufenthaltserlaubnisse, unbefristete Aufenthaltstitel und EU-Daueraufenthaltsgenehmigungen online über MOS eingereicht werden. Papieranträge werden nur noch in einer kurzen Übergangsfrist bis zum 26. April akzeptiert. Antragsteller benötigen ein vertrauenswürdiges elektronisches Profil (Profil Zaufany) oder eine andere qualifizierte elektronische Signatur, um sich anzumelden und Formulare zu unterschreiben. Das Innenministerium argumentiert, dass die vollständige Digitalisierung die Bearbeitungsrückstände verringern und die Transparenz verbessern wird, doch Einwanderungsberater warnen, dass Erstnutzer Schwierigkeiten bei der Identitätsprüfung und beim Hochladen von Dateien haben könnten. Ausländische Staatsangehörige, deren aktueller legaler Aufenthalt vor dem 27. April oder innerhalb von etwa zwei Wochen danach endet, werden dringend aufgefordert, ihre Anträge in Papierform sofort einzureichen, um Sanktionen wegen illegalen Aufenthalts zu vermeiden. Die Ocalenie-Stiftung bietet in Warschau und online Notfall-Rechtsberatungen an, um gefährdeten Migranten bei der Fristwahrung zu helfen. Arbeitgeber, die auf Drittstaatsangehörige angewiesen sind, werden ebenfalls aufgefordert, die Dokumente ihrer Mitarbeiter zu überprüfen und sicherzustellen, dass ausstehende Verlängerungen nach Systemstart elektronisch erneut eingereicht werden. Die neue MOS-Version führt zudem die CUKR-Aufenthaltskarte ein, eine spezielle befristete Aufenthaltserlaubnis, die ab dem 4. Mai ausschließlich ukrainischen Staatsbürgern mit PESEL-UKR-Nummer zur Verfügung steht. Anträge für die CUKR-Karte werden nur über MOS akzeptiert, was die Botschaft Warschaus unterstreicht, dass Papierdokumente zunehmend zur Ausnahme werden. Für Manager im Bereich globale Mobilität ergeben sich daraus unmittelbare praktische Konsequenzen: (1) Vollmachten müssen nun mit qualifizierten elektronischen Signaturen versehen werden; (2) Personalabteilungen sollten für die Umstellungswoche mehr Zeit für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter einplanen; und (3) Unternehmen, die große Gruppen ukrainischer Entsandter betreuen, sollten das neue Portal frühzeitig testen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Eine fehlende Anpassung kann sowohl für Entsandte als auch für Arbeitgeber Bußgelder wegen Statusverlusts und in schweren Fällen Einreiseverbote nach sich ziehen.