La Polonia annuncia l'obbligo di presentare le domande di permesso di soggiorno esclusivamente online tramite il portale MOS a partire dal 27 aprile 2026

I cittadini stranieri che desiderano vivere o lavorare in Polonia avranno presto un unico canale per le domande: il portale governativo Moduł Obsługi Spraw (MOS). In una guida pubblicata il 21 aprile 2026, il Ministero dell’Interno ha confermato che, a partire dal 27 aprile, tutte le richieste per permessi di soggiorno temporanei, permessi di soggiorno permanenti e permessi di soggiorno di lungo periodo UE dovranno essere presentate esclusivamente in formato elettronico. Le domande cartacee consegnate dopo il 26 aprile “non saranno prese in considerazione”, ossia saranno considerate mai presentate.

Questa misura conclude un programma di trasformazione digitale durato 18 mesi, durante il quale la maggior parte degli uffici voivodali polacchi ha progressivamente eliminato le code in presenza, sostituendole con appuntamenti online. Per le aziende, il cambiamento operativo più rilevante è la scomparsa del tradizionale flusso “stampa-firma-coda”. I team HR dovranno ottenere un Profilo Fidato (Profil Zaufany) per ogni richiedente, convertire i documenti di supporto nel formato PDF/A richiesto e pagare le tariffe esclusivamente online. Le imprese che non rispetteranno la scadenza dovranno ricominciare le pratiche su MOS, rischiando interruzioni nell’autorizzazione al lavoro.



Il comunicato del ministero conferma inoltre che, dal 4 maggio, gli stranieri che escono dalla protezione temporanea prevista dalla Legge Speciale Ucraina potranno presentare le domande per la nuova carta di soggiorno CUKR solo tramite MOS. Questo aumenta la pressione su migliaia di professionisti ucraini il cui status PESEL-UKR scade il 1° settembre 2026, che dovranno familiarizzare rapidamente con il portale elettronico. Le ONG che offrono supporto gratuito per l’immigrazione avvertono che i piccoli datori di lavoro e i richiedenti autonomi potrebbero incontrare difficoltà con le regole di formattazione dei file e sollecitano il governo a pubblicare tutorial in inglese e ucraino prima del lancio.

Gli operatori legali accolgono positivamente il cambiamento, sottolineando una maggiore rapidità nel monitoraggio delle pratiche e un minor rischio di smarrimento della documentazione. Tuttavia, avvertono che MOS non dispone ancora di una funzione di caricamento massivo, il che significa che le aziende che presentano più domande dovranno inserire manualmente i dati per ogni dipendente. Sebbene sia in sviluppo un’API per il back-office, non è prevista prima del 2027.

Consigli pratici per le risorse umane: testare il portale con un profilo di prova già questa settimana, assicurarsi che ogni richiedente abbia un Profilo Fidato attivo e scansionare i passaporti a 300 dpi a colori per ridurre al minimo i rifiuti. Le aziende con scadenze urgenti dovrebbero valutare di spedire tramite corriere eventuali documenti cartacei finali entro il 25 aprile per garantirne l’accettazione secondo le vecchie regole.