Polonia traslada todas las solicitudes de permisos de residencia a formato digital y cuadruplica las tarifas a partir del 1 de enero de 2026

Los equipos de movilidad corporativa tienen solo dos semanas para renovar sus procesos de incorporación en Polonia. Una regulación publicada a última hora del 18 de diciembre confirma que, a partir del 1 de enero de 2026, todas las solicitudes de permiso de residencia temporal deberán presentarse exclusivamente a través del portal electrónico Moduł Obsługi Spraw (MOS). Las oficinas locales de inmigración cerrarán sus ventanillas para entregas presenciales; los expedientes en papel serán rechazados de plano. Este cambio completa una iniciativa de un año para digitalizar por defecto, que ya obligaba a los empleadores a tramitar las solicitudes de permisos de trabajo mediante praca.gov.pl.

Lo que preocupa a los directores de recursos humanos no es la tecnología, sino el costo. La tarifa estándar para el permiso de residencia sube de 100 PLN a 400 PLN, mientras que los permisos para trabajadores desplazados se disparan a 800 PLN. Al mismo tiempo, los consulados polacos en todo el mundo aumentarán las tasas de visado: los visados nacionales (tipo D) pasan de 135 € a 200 €, y los visados Schengen (tipo C) de 80 € a 90 €. Varsovia argumenta que estos ingresos adicionales financiarán la contratación de 250 nuevos funcionarios y mejoras en ciberseguridad, reduciendo los tiempos de procesamiento en un 30%. Las multinacionales, en cambio, denuncian que los presupuestos de reubicación para 2026 se han visto desbordados de la noche a la mañana, y algunas empresas están apresurándose a pagar por adelantado las tarifas de 2025 antes de que termine el año.



La plataforma MOS aún presenta problemas: frecuentes desconexiones, una interfaz torpe solo en polaco y la necesidad de que cada solicitante firme con una firma electrónica cualificada. Por ello, los asignados necesitan un acceso Trusted-Profile o eID de la UE y deben subir escaneos completos del pasaporte, tareas que suelen recaer sobre los ya saturados equipos de movilidad corporativa. Los asesores recomiendan capturar pantallas en cada paso de la solicitud, ya que una sesión congelada puede ser la única prueba de una presentación a tiempo.

Las implicaciones prácticas son amplias. Los departamentos de RR.HH. deben capacitar a su personal en el manejo de MOS, presupuestar las firmas electrónicas cualificadas (unos 300 PLN cada una) y actualizar las políticas para trabajadores desplazados para reflejar los mayores costos. Los empleadores con fechas de inicio en enero se apresuran a presentar los últimos expedientes en papel antes de Nochevieja; otros están adelantando las asignaciones de 2026 para evitar los aumentos de tarifas. El incumplimiento podría acarrear multas de hasta 50,000 PLN por asignado, según las enmiendas a la Ley de Empleo de Extranjeros vigentes desde junio.

A largo plazo, MOS se vinculará con las bases de datos fiscales y de seguridad social, permitiendo alertas automáticas si el salario declarado en el permiso no coincide con las nóminas. Polonia anuncia el inicio de una era “digital por defecto y costosa por diseño”: las empresas que automaticen la recopilación de documentos, ajusten sus presupuestos a la nueva estructura tarifaria y capaciten a su personal con anticipación tendrán una ventaja decisiva cuando se cierre definitivamente la puerta al papel.