La Polonia trasferisce tutte le richieste di permesso di soggiorno online e quadruplica le tariffe dal 1° gennaio 2026

I team di mobilità aziendale hanno solo due settimane per rivedere completamente i processi di onboarding in Polonia. Un regolamento pubblicato il 18 dicembre conferma che, dal 1° gennaio 2026, ogni domanda per un permesso di soggiorno temporaneo dovrà essere presentata esclusivamente tramite il portale elettronico Moduł Obsługi Spraw (MOS). Gli uffici immigrazione locali chiuderanno gli sportelli per le domande in presenza; i fascicoli cartacei consegnati direttamente saranno rifiutati senza eccezioni. Questa novità completa un percorso di digitalizzazione iniziato un anno fa, che ha già obbligato i datori di lavoro a inoltrare le richieste di permessi di lavoro tramite praca.gov.pl.

A preoccupare i direttori HR non è la tecnologia, ma il costo. La tariffa standard per il permesso di soggiorno sale da 100 a 400 PLN, mentre i permessi per lavoratori distaccati schizzano a 800 PLN. Contemporaneamente, i consolati polacchi nel mondo aumenteranno le tariffe per i visti: i visti nazionali (tipo D) passeranno da 135 a 200 euro, mentre quelli Schengen (tipo C) da 80 a 90 euro. Varsavia giustifica l’aumento con l’assunzione di 250 nuovi operatori e miglioramenti nella sicurezza informatica, che dovrebbero ridurre i tempi di elaborazione del 30%. Le multinazionali replicano che i budget per i trasferimenti del 2026 sono stati stravolti in un attimo, con alcune aziende che si affrettano a pagare in anticipo le tariffe del 2025 prima della fine dell’anno.



La piattaforma MOS stessa presenta ancora problemi: frequenti interruzioni, un’interfaccia macchinosa disponibile solo in polacco e l’obbligo per ogni richiedente di firmare con una firma elettronica qualificata. I dipendenti distaccati devono quindi accedere con un login Trusted-Profile o un eID UE e caricare scansioni complete del passaporto, compiti che spesso gravano sui già oberati team di mobilità aziendale. Gli esperti consigliano di fare screenshot di ogni passaggio della domanda, poiché una sessione bloccata potrebbe essere l’unica prova della presentazione tempestiva.

Le implicazioni pratiche sono ampie. I reparti HR devono formare il personale sull’uso di MOS, prevedere nel budget i costi delle firme elettroniche qualificate (circa 300 PLN ciascuna) e aggiornare le politiche per i lavoratori distaccati per riflettere i costi maggiori. I datori di lavoro con inizio attività a gennaio si affrettano a presentare le ultime domande cartacee entro Capodanno; altri anticipano ora le assegnazioni 2026 per evitare gli aumenti. Il mancato rispetto delle nuove regole può comportare multe fino a 50.000 PLN per ogni dipendente, secondo le modifiche alla legge sull’impiego degli stranieri entrate in vigore a giugno.

A lungo termine, MOS sarà collegato ai database fiscali e previdenziali, permettendo segnalazioni automatiche se lo stipendio dichiarato nel permesso non corrisponde alle registrazioni in busta paga. La Polonia segna così l’inizio di un’era “digitale per default, costosa per scelta”: le aziende che automatizzeranno la raccolta documentale, integreranno la nuova struttura tariffaria nei budget e formeranno il personale per tempo avranno un vantaggio decisivo quando lo sportello cartaceo verrà definitivamente chiuso.