Ba Lan chuyển toàn bộ thủ tục xin giấy phép cư trú sang trực tuyến và tăng phí lên gấp bốn lần từ ngày 1 tháng 1 năm 2026

Các nhóm di chuyển doanh nghiệp chỉ còn hai tuần để cải tổ quy trình tiếp nhận nhân sự mới tại Ba Lan. Một quy định được công bố muộn vào ngày 18 tháng 12 xác nhận rằng, từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, mọi đơn xin giấy phép tạm trú phải được nộp duy nhất qua cổng điện tử Moduł Obsługi Spraw (MOS). Các văn phòng nhập cư địa phương sẽ đóng cửa tiếp nhận hồ sơ trực tiếp; các bộ hồ sơ giấy nộp tại quầy sẽ bị từ chối hoàn toàn. Thay đổi này hoàn tất chiến dịch chuyển đổi số kéo dài một năm, vốn đã buộc các nhà tuyển dụng phải nộp đơn xin giấy phép lao động qua praca.gov.pl.

Điều khiến các giám đốc nhân sự lo ngại không phải là công nghệ mà là chi phí. Phí cấp giấy phép cư trú tiêu chuẩn tăng từ 100 PLN lên 400 PLN, trong khi giấy phép cho lao động được cử đi tăng vọt lên 800 PLN. Đồng thời, các lãnh sự quán Ba Lan trên toàn thế giới cũng sẽ tăng phí visa: visa quốc gia (loại D) tăng từ 135 euro lên 200 euro, visa Schengen (loại C) tăng từ 80 euro lên 90 euro. Chính quyền Warsaw cho rằng nguồn thu tăng sẽ được dùng để tuyển thêm 250 nhân viên xử lý hồ sơ và nâng cấp an ninh mạng, giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ khoảng 30%. Các tập đoàn đa quốc gia phản đối vì ngân sách di chuyển năm 2026 bị đội lên đột ngột, một số công ty phải gấp rút thanh toán trước các khoản phí theo mức năm 2025 trước khi năm kết thúc.



Nền tảng MOS vẫn đang gặp nhiều khó khăn: thường xuyên bị ngắt kết nối, giao diện cồng kềnh chỉ có tiếng Ba Lan và yêu cầu mỗi người nộp đơn phải ký bằng chữ ký điện tử có chứng nhận. Do đó, người được cử đi phải có tài khoản Trusted-Profile hoặc EU eID và phải tải lên bản scan hộ chiếu đầy đủ — những công việc thường do các nhóm di chuyển doanh nghiệp vốn đã quá tải đảm nhận. Các chuyên gia tư vấn khuyên nên chụp ảnh màn hình từng bước nộp hồ sơ vì phiên làm việc bị treo có thể là bằng chứng duy nhất cho việc nộp hồ sơ đúng hạn.

Hệ quả thực tiễn rất rộng lớn. Bộ phận nhân sự phải đào tạo nhân viên sử dụng MOS, dự trù kinh phí cho chữ ký điện tử có chứng nhận (khoảng 300 PLN mỗi chữ ký) và cập nhật chính sách lao động được cử đi để phản ánh chi phí tăng cao. Các nhà tuyển dụng có kế hoạch bắt đầu làm việc vào tháng 1 đang gấp rút nộp hết hồ sơ giấy còn lại trước đêm giao thừa; những công ty khác đang đẩy nhanh việc cử nhân sự trong năm 2026 để tránh tăng phí. Việc không tuân thủ có thể bị phạt lên đến 50.000 PLN cho mỗi người được cử đi theo các sửa đổi Luật Lao động Người nước ngoài có hiệu lực từ tháng 6.

Về lâu dài, MOS sẽ được liên kết với cơ sở dữ liệu thuế và bảo hiểm xã hội, cho phép tự động phát hiện nếu mức lương khai báo trong giấy phép không khớp với hồ sơ bảng lương. Ba Lan đang báo hiệu sự khởi đầu của kỷ nguyên “chuyển đổi số mặc định, chi phí cao theo thiết kế”: các công ty tự động hóa việc thu thập hồ sơ, xây dựng cấu trúc phí mới vào ngân sách và đào tạo sớm sẽ có lợi thế quyết định khi cánh cửa tiếp nhận hồ sơ giấy chính thức đóng lại.