โปแลนด์ย้ายการยื่นขอใบอนุญาตพักอาศัยทั้งหมดไปออนไลน์และปรับค่าธรรมเนียมเพิ่มเป็นสี่เท่าตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2569

ทีมงานฝ่ายเคลื่อนย้ายบุคลากรในองค์กรมีเวลาเพียงสองสัปดาห์ในการปรับปรุงกระบวนการรับพนักงานใหม่ในโปแลนด์ กฎระเบียบที่ประกาศเมื่อปลายวันที่ 18 ธันวาคม ยืนยันว่า ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2026 เป็นต้นไป การยื่นคำขอใบอนุญาตพักอาศัยชั่วคราวจะต้องทำผ่านพอร์ทัลอิเล็กทรอนิกส์ Moduł Obsługi Spraw (MOS) เท่านั้น สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองท้องถิ่นจะปิดรับคำขอแบบเดินเข้าไปยื่นด้วยตนเอง และเอกสารกระดาษจะถูกปฏิเสธทันที การเปลี่ยนแปลงนี้เป็นการสานต่อโครงการดิจิทัลที่บังคับให้ผู้ว่าจ้างยื่นคำขอใบอนุญาตทำงานผ่าน praca.gov.pl มาแล้วตลอดปีที่ผ่านมา

สิ่งที่ทำให้ผู้บริหารฝ่ายทรัพยากรบุคคลกังวลไม่ใช่เทคโนโลยี แต่เป็นค่าใช้จ่าย ค่าธรรมเนียมใบอนุญาตพักอาศัยมาตรฐานพุ่งจาก 100 โปแลนด์ซลอตีเป็น 400 โปแลนด์ซลอตี ส่วนใบอนุญาตสำหรับคนงานที่ถูกส่งไปทำงานในต่างประเทศพุ่งสูงถึง 800 โปแลนด์ซลอตี ขณะเดียวกัน สถานกงสุลโปแลนด์ทั่วโลกจะปรับขึ้นค่าธรรมเนียมวีซ่า โดยวีซ่าประเภท D (วีซ่าระยะยาว) เพิ่มจาก 135 ยูโรเป็น 200 ยูโร และวีซ่าเชงเก้น (ประเภท C) เพิ่มจาก 80 ยูโรเป็น 90 ยูโร รัฐบาลวอร์ซออ้างว่ารายได้ที่เพิ่มขึ้นนี้จะนำไปใช้จ้างเจ้าหน้าที่เพิ่มอีก 250 คนและปรับปรุงระบบความปลอดภัยไซเบอร์ เพื่อลดเวลาการดำเนินการลง 30 เปอร์เซ็นต์ ขณะที่บริษัทข้ามชาติต่างโวยวายว่า งบประมาณการย้ายถิ่นในปี 2026 ถูกบีบจนแทบไม่เหลือ บางบริษัทต้องรีบจ่ายค่าธรรมเนียมในระดับปี 2025 ล่วงหน้าก่อนสิ้นปี



แพลตฟอร์ม MOS เองยังมีปัญหา เช่น ระบบมักค้างบ่อย อินเทอร์เฟซใช้งานยากและมีเฉพาะภาษาโปแลนด์ และผู้ยื่นคำขอต้องลงชื่อด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรอง ผู้ถูกส่งไปทำงานจึงต้องมีบัญชี Trusted-Profile หรือ EU eID และต้องอัปโหลดสแกนหนังสือเดินทางเต็มรูปแบบ ซึ่งงานเหล่านี้มักตกอยู่กับทีมงานฝ่ายเคลื่อนย้ายบุคลากรที่มีภาระงานหนาแน่น ที่ปรึกษาแนะนำให้ถ่ายภาพหน้าจอทุกขั้นตอนการยื่นคำขอไว้ เพราะหากระบบค้าง อาจเป็นหลักฐานเดียวที่ยืนยันว่าทำการยื่นคำขอทันเวลา

ผลกระทบในทางปฏิบัติมีวงกว้าง ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องฝึกอบรมพนักงานให้ใช้ MOS ได้คล่องตัว วางงบประมาณสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีค่าใช้จ่ายประมาณ 300 โปแลนด์ซลอตีต่อคน และปรับนโยบายเกี่ยวกับคนงานที่ถูกส่งไปทำงานในต่างประเทศให้สอดคล้องกับค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้น นายจ้างที่วางแผนเริ่มงานในเดือนมกราคมกำลังเร่งยื่นเอกสารกระดาษที่เหลือก่อนคืนวันสิ้นปี ขณะที่บางบริษัทเลือกส่งพนักงานไปทำงานในปี 2026 ล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมที่เพิ่มขึ้น การไม่ปฏิบัติตามอาจถูกปรับสูงสุดถึง 50,000 โปแลนด์ซลอตีต่อคน ตามการแก้ไขกฎหมายการจ้างงานชาวต่างชาติที่มีผลบังคับใช้ตั้งแต่เดือนมิถุนายน

ในระยะยาว MOS จะเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลภาษีและประกันสังคม ทำให้สามารถตรวจสอบอัตโนมัติหากเงินเดือนที่แจ้งในใบอนุญาตไม่ตรงกับข้อมูลเงินเดือนที่ยื่น บริษัทในโปแลนด์กำลังเข้าสู่ยุค “ดิจิทัลเป็นค่าเริ่มต้น และมีค่าใช้จ่ายสูง” ซึ่งบริษัทที่ปรับระบบเก็บเอกสารอัตโนมัติ วางแผนงบประมาณค่าธรรมเนียมใหม่ และฝึกอบรมล่วงหน้าจะได้เปรียบอย่างมากเมื่อระบบกระดาษถูกปิดอย่างถาวร