Poland memindahkan seluruh pengajuan izin tinggal ke sistem online dan menaikkan biaya hingga empat kali lipat mulai 1 Januari 2026

Tim mobilitas korporat hanya memiliki waktu dua minggu untuk merombak proses onboarding di Polandia. Regulasi yang diterbitkan pada 18 Desember malam mengonfirmasi bahwa mulai 1 Januari 2026, setiap permohonan izin tinggal sementara harus diajukan secara eksklusif melalui portal elektronik Moduł Obsługi Spraw (MOS). Kantor imigrasi lokal akan menutup layanan pengajuan langsung; dokumen fisik yang diserahkan secara langsung akan ditolak. Perubahan ini menandai puncak dari upaya digitalisasi selama setahun terakhir yang sudah mewajibkan pengajuan izin kerja melalui praca.gov.pl.

Yang mengkhawatirkan para direktur HR bukan teknologinya, melainkan biaya yang melonjak. Biaya standar izin tinggal naik dari PLN 100 menjadi PLN 400, sementara izin pekerja yang dipindahkan naik drastis menjadi PLN 800. Di saat yang sama, konsulat Polandia di seluruh dunia menaikkan biaya visa: visa nasional (tipe-D) naik dari €135 menjadi €200 dan visa Schengen (tipe-C) dari €80 menjadi €90. Pemerintah Warsawa beralasan pendapatan tambahan ini akan digunakan untuk menambah 250 petugas kasus dan peningkatan keamanan siber, sehingga waktu proses bisa dipangkas hingga 30 persen. Namun, perusahaan multinasional mengeluhkan anggaran relokasi 2026 yang mendadak membengkak, dengan beberapa perusahaan bergegas membayar biaya tahun 2025 sebelum akhir tahun.



Platform MOS sendiri masih mengalami kendala: sering mengalami timeout, antarmuka yang hanya tersedia dalam bahasa Polandia dan setiap pemohon harus menandatangani dengan tanda tangan elektronik yang terverifikasi. Para pekerja yang ditugaskan harus memiliki login Trusted-Profile atau eID UE dan mengunggah scan paspor lengkap—tugas yang sering kali membebani tim mobilitas korporat yang sudah sibuk. Para penasihat menyarankan untuk mengambil tangkapan layar setiap langkah pengajuan karena sesi yang macet bisa menjadi satu-satunya bukti pengajuan tepat waktu.

Dampak praktisnya sangat luas. Departemen HR harus melatih staf dalam navigasi MOS, menganggarkan biaya tanda tangan elektronik (sekitar PLN 300 per tanda tangan) dan memperbarui kebijakan pekerja yang dipindahkan untuk menyesuaikan biaya yang lebih tinggi. Perusahaan yang merencanakan mulai kerja Januari bergegas mengajukan dokumen fisik yang tersisa sebelum pergantian tahun; yang lain mempercepat penugasan 2026 untuk menghindari kenaikan biaya. Kegagalan mematuhi aturan ini bisa berujung denda hingga PLN 50.000 per pekerja sesuai amandemen Undang-Undang Ketenagakerjaan Asing yang berlaku sejak Juni.

Dalam jangka panjang, MOS akan terhubung dengan basis data pajak dan jaminan sosial, memungkinkan deteksi otomatis jika gaji yang dilaporkan dalam izin tidak sesuai dengan data penggajian. Polandia menandai dimulainya era “digital-by-default, expensive-by-design”: perusahaan yang mengotomatisasi pengumpulan dokumen, memasukkan struktur biaya baru ke dalam anggaran dan melatih staf lebih awal akan mendapatkan keuntungan besar saat pintu pengajuan dokumen fisik benar-benar ditutup.