ICE requalifie les erreurs courantes sur le formulaire I-9 en tant que violations « substantielles », augmentant ainsi la responsabilité des employeurs

Le Service de l’immigration et des douanes des États-Unis (ICE) a discrètement mis à jour sa fiche d’information sur l’inspection du formulaire I-9 le 24 avril 2026, reclassant une longue liste d’erreurs administratives auparavant considérées comme « techniques » — telles que l’absence de date d’embauche, les entrées de reverification tardives ou les corrections par rature incorrectes — en infractions « substantielles » passibles d’amendes immédiates. Selon les directives antérieures, les employeurs disposaient de dix jours pour corriger ces erreurs techniques et éviter des sanctions; cette période de grâce a désormais disparu pour des dizaines d’erreurs courantes. Ce changement de politique fait suite à une directive de mars 2026 demandant aux auditeurs de Homeland Security Investigations (HSI) de renforcer les contrôles sur les lieux de travail après une pause liée à la pandémie. Les employeurs peuvent désormais être sanctionnés jusqu’à 2 701 $ par erreur substantielle lors d’un premier contrôle, et les récidives peuvent entraîner des poursuites pénales pour « embauche délibérée » de travailleurs sans papiers. ICE a également indiqué que les procédures de vérification à distance — popularisées pendant la pandémie — feront l’objet d’un contrôle renforcé afin de s’assurer que les copies des documents d’identité correspondent bien aux informations saisies sur le formulaire I-9. Pour les responsables mobilité et RH, le calendrier est serré. De nombreuses entreprises s’adaptent encore à la refonte du formulaire I-9 entrée en vigueur en juillet 2025 et à l’option permanente de vérification virtuelle pour les participants à E-Verify. L’audit des anciens formulaires papier selon la nouvelle liste d’erreurs substantielles nécessitera des ressources importantes. Les employeurs doivent désormais prioriser les champs à haut risque désormais considérés comme substantiels — date d’embauche, dates d’expiration des documents, annotations de réembauche — et former à nouveau leurs équipes sur les protocoles de correction, qui doivent conserver l’entrée originale et inclure les initiales de l’auditeur ainsi que la date du jour. Les mesures proactives recommandées incluent l’exécution de rapports électroniques I-9 pour détecter les champs vides ou les erreurs de format, la réalisation de contrôles ponctuels sur les vérifications à distance effectuées par des agents tiers, et la mise à jour des contrats avec les prestataires pour refléter cette nouvelle posture de contrôle. Étant donné l’objectif affiché par ICE d’augmenter le volume des audits pour l’exercice 2027, le coût de l’inaction pourrait largement dépasser celui d’une campagne préventive de conformité.