Die US-Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) hat am 24. April 2026 stillschweigend ihr Informationsblatt zur I-9-Formularprüfung aktualisiert und eine lange Liste zuvor als „technisch“ eingestufter Fehler – wie fehlende Einstellungsdaten, verspätete Nachverifizierungen und unsachgemäße Korrekturen durch Durchstreichungen – in „wesentliche“ Verstöße umgewandelt, die sofortige Bußgelder nach sich ziehen. Nach früheren Richtlinien hatten Arbeitgeber zehn Tage Zeit, technische Fehler zu beheben und Strafen zu vermeiden; diese Schonfrist entfällt nun für Dutzende gängiger Fehler.
Die Richtlinienänderung folgt auf eine Anweisung vom März 2026, die Homeland Security Investigations (HSI) dazu auffordert, die Kontrollen an Arbeitsstätten nach einer pandemiebedingten Pause zu verstärken. Arbeitgeber können nun bei Erstverstößen mit bis zu 2.701 US-Dollar Bußgeld pro wesentlichem Fehler belegt werden, und Wiederholungsverstöße können strafrechtliche Ermittlungen wegen „vorsätzlicher“ Beschäftigung von undokumentierten Arbeitern nach sich ziehen. ICE kündigte zudem an, dass Fernverifizierungsprozesse – die während der Pandemie an Bedeutung gewonnen haben – künftig intensiver geprüft werden, um sicherzustellen, dass Kopien von Ausweisdokumenten mit den Angaben im I-9-Formular übereinstimmen.
![ICE stuft häufige Fehler bei Formular I-9 als „wesentliche“ Verstöße ein und erhöht damit die Haftung der Arbeitgeber]()
Für Mobilitäts- und Personalverantwortliche ist das Timing herausfordernd. Viele Unternehmen passen sich noch an die im Juli 2025 eingeführte Neugestaltung des I-9-Formulars und die dauerhafte virtuelle Verifizierungsoption für E-Verify-Teilnehmer an. Die Überprüfung älterer Papierformulare anhand der neuen Liste wesentlicher Fehler erfordert erhebliche Ressourcen. Arbeitgeber sollten jetzt besonders risikoreiche Felder priorisieren, die nun als wesentlich gelten – darunter Einstellungsdatum, Ablaufdaten von Dokumenten und Nachvermerke bei Wiedereinstellungen – und ihre Mitarbeiter in den Korrekturprotokollen schulen, die den ursprünglichen Eintrag bewahren und die Initialen des Prüfers sowie das aktuelle Datum enthalten müssen.
Proaktive Maßnahmen umfassen das Erstellen elektronischer I-9-Berichte zur Erkennung von Lücken oder Formatfehlern, Stichprobenprüfungen bei Fernverifizierungen durch Drittanbieter sowie die Aktualisierung von Lieferantenverträgen, um die neue Durchsetzungspraxis widerzuspiegeln. Angesichts des erklärten Ziels von ICE, die Prüfungsanzahl im Geschäftsjahr 2027 zu erhöhen, könnten die Kosten des Nicht-Handelns die Ausgaben für eine präventive Compliance-Prüfung bei Weitem übersteigen.
Die Richtlinienänderung folgt auf eine Anweisung vom März 2026, die Homeland Security Investigations (HSI) dazu auffordert, die Kontrollen an Arbeitsstätten nach einer pandemiebedingten Pause zu verstärken. Arbeitgeber können nun bei Erstverstößen mit bis zu 2.701 US-Dollar Bußgeld pro wesentlichem Fehler belegt werden, und Wiederholungsverstöße können strafrechtliche Ermittlungen wegen „vorsätzlicher“ Beschäftigung von undokumentierten Arbeitern nach sich ziehen. ICE kündigte zudem an, dass Fernverifizierungsprozesse – die während der Pandemie an Bedeutung gewonnen haben – künftig intensiver geprüft werden, um sicherzustellen, dass Kopien von Ausweisdokumenten mit den Angaben im I-9-Formular übereinstimmen.
Für Mobilitäts- und Personalverantwortliche ist das Timing herausfordernd. Viele Unternehmen passen sich noch an die im Juli 2025 eingeführte Neugestaltung des I-9-Formulars und die dauerhafte virtuelle Verifizierungsoption für E-Verify-Teilnehmer an. Die Überprüfung älterer Papierformulare anhand der neuen Liste wesentlicher Fehler erfordert erhebliche Ressourcen. Arbeitgeber sollten jetzt besonders risikoreiche Felder priorisieren, die nun als wesentlich gelten – darunter Einstellungsdatum, Ablaufdaten von Dokumenten und Nachvermerke bei Wiedereinstellungen – und ihre Mitarbeiter in den Korrekturprotokollen schulen, die den ursprünglichen Eintrag bewahren und die Initialen des Prüfers sowie das aktuelle Datum enthalten müssen.
Proaktive Maßnahmen umfassen das Erstellen elektronischer I-9-Berichte zur Erkennung von Lücken oder Formatfehlern, Stichprobenprüfungen bei Fernverifizierungen durch Drittanbieter sowie die Aktualisierung von Lieferantenverträgen, um die neue Durchsetzungspraxis widerzuspiegeln. Angesichts des erklärten Ziels von ICE, die Prüfungsanzahl im Geschäftsjahr 2027 zu erhöhen, könnten die Kosten des Nicht-Handelns die Ausgaben für eine präventive Compliance-Prüfung bei Weitem übersteigen.
Quelle: Checkr Policy Hub
