ICE herclassificeert veelvoorkomende fouten bij Formulier I-9 als ‘substantiële’ overtredingen, waardoor werkgevers aansprakelijker worden

De Amerikaanse Immigratie- en Douanehandhaving (ICE) heeft op 24 april 2026 stilletjes haar Formulier I-9 Inspectie Feitenblad aangepast. Hierbij zijn tal van voorheen ‘technische’ administratieve fouten—zoals ontbrekende aanstellingsdata, te late herverificatie-invoeren en onjuiste doorhalingen—omgezet in ‘substantiële’ overtredingen die direct boetes opleveren. Volgens eerdere richtlijnen hadden werkgevers tien dagen de tijd om technische fouten te herstellen en boetes te voorkomen; die respijtperiode is nu verdwenen voor tientallen veelvoorkomende fouten.

Deze beleidswijziging volgt op een maart 2026 richtlijn die Homeland Security Investigations (HSI) opdroeg om de handhaving op werkplekken na een pandemiepauze te intensiveren. Werkgevers kunnen nu bij een eerste overtreding tot $2.701 per substantiële fout beboet worden, en herhaalde overtredingen kunnen leiden tot strafrechtelijke vervolging wegens het ‘bewust’ in dienst nemen van ongedocumenteerde werknemers. ICE gaf ook aan dat workflows voor remote-verificatie—populair geworden tijdens de pandemie—strenger gecontroleerd zullen worden om te waarborgen dat kopieën van identiteitsdocumenten overeenkomen met de gegevens op het I-9 formulier.



Voor mobiliteits- en HR-leiders komt dit op een lastig moment. Veel bedrijven zijn nog bezig met de aanpassing aan de herziening van het I-9 formulier in juli 2025 en de permanente optie voor virtuele verificatie voor E-Verify deelnemers. Het controleren van oudere papieren formulieren aan de hand van de nieuwe lijst met substantiële fouten vergt aanzienlijke middelen. Werkgevers doen er goed aan prioriteit te geven aan risicovolle velden die nu als substantieel worden beschouwd—zoals aanstellingsdatum, vervaldatums van documenten en heraanstellingsnotities—en personeel opnieuw te trainen in correctieprotocollen, waarbij de oorspronkelijke invoer behouden moet blijven en de initialen van de auditor plus de datum van correctie moeten worden toegevoegd.

Proactieve maatregelen zijn onder meer het draaien van elektronische I-9 rapporten om lege velden of formatfouten te signaleren, steekproeven uitvoeren op remote verificaties die door externe partijen zijn gedaan, en het aanpassen van contracten met leveranciers om de nieuwe handhavingsstrategie te weerspiegelen. Gezien ICE’s uitgesproken doel om het aantal audits in het fiscale jaar 2027 te verhogen, kunnen de kosten van nalatigheid veel hoger uitvallen dan die van een preventieve compliance-check.