ICE riclassifica gli errori comuni nel modulo I-9 come violazioni "sostanziali", aumentando la responsabilità dei datori di lavoro

Il Dipartimento per l’Immigrazione e la Sicurezza delle Frontiere degli Stati Uniti (ICE) ha aggiornato silenziosamente il suo Fact Sheet sull’ispezione del Modulo I-9 il 24 aprile 2026, trasformando una lunga lista di errori burocratici precedentemente considerati “tecnici” — come date di assunzione mancanti, reinserimenti tardivi per la verifica e correzioni con cancellature non corrette — in violazioni “sostanziali” che comportano multe immediate.

Secondo le linee guida precedenti, i datori di lavoro avevano dieci giorni per correggere gli errori tecnici ed evitare sanzioni; questo periodo di tolleranza ora è stato eliminato per decine di errori comuni. Il cambio di politica segue una direttiva di marzo 2026 che ha ordinato agli ispettori di Homeland Security Investigations (HSI) di intensificare i controlli nei luoghi di lavoro dopo una pausa dovuta alla pandemia.

I datori di lavoro possono ora essere multati fino a 2.701 dollari per ogni errore sostanziale rilevato al primo controllo, e le violazioni ripetute potrebbero portare a segnalazioni penali per “assunzione consapevole” di lavoratori senza documenti. ICE ha inoltre annunciato che i processi di verifica a distanza — molto diffusi durante la pandemia — saranno sottoposti a un controllo più rigoroso per assicurare che le copie dei documenti di identità corrispondano alle informazioni inserite nel modulo I-9.



Per i responsabili della mobilità e delle risorse umane, il tempismo è complicato. Molte aziende stanno ancora adattandosi al redesign del modulo I-9 introdotto a luglio 2025 e all’opzione permanente di verifica virtuale per i partecipanti a E-Verify. Verificare i moduli cartacei storici rispetto alla nuova lista di errori sostanziali richiederà risorse significative.

I datori di lavoro dovrebbero ora dare priorità ai campi ad alto rischio ora considerati sostanziali — data di assunzione, date di scadenza dei documenti e annotazioni di riassunzione — e riformare il personale sulle procedure di correzione, che devono preservare la voce originale e includere le iniziali dell’ispettore e la data odierna.

Tra le azioni proattive consigliate ci sono l’esecuzione di report elettronici sul modulo I-9 per individuare campi vuoti o errori di formato, controlli a campione sulle verifiche a distanza effettuate da agenti terzi e l’aggiornamento dei contratti con i fornitori per riflettere il nuovo approccio di enforcement.

Considerando l’obiettivo dichiarato da ICE di aumentare il volume delle ispezioni nel FY 2027, il costo dell’inazione potrebbe superare di gran lunga quello di una revisione preventiva della conformità.